چهارشنبه 1 شهريور 1396 - 6:54
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

نظام پيشنهادات

 

روابط عمومي اداره كل تبليغات اسلامي استان تهران

 

مشغله کاري مديران!!!

 

 

اغلب از خود مديران شنيده مي شود که صبح تا عصر مشغول امور بوده و با اين همه نمي توانند به همه مسائل سازمان و اداره تحت امر خود رسيدگي کنند.

خانواده هاي آنان از اينکه نمي توانند ساعاتي را با آنها بگذرانند گله مند هستند.

کارکنان سازمان به دليل عدم سهولت ديدار وي، آزرده خاطرند.

افراد متفرقه يا ارباب رجوع هم با ديدن تابلو نصب شده در دفتر منشي مديران مبني بر پذيرش آنان در روزهاي بخصوص، احساس خوشايندي ندارند.

برخي از مديران اظهار مي دارند که گرفتاري آنها بيش از اندازه است و بايد به همه چيز، خودشان رسيدگي کنند تا از گردش کار مطمئن شوند. برخي از آنها کيفي پر از پرونده هاي اداري و ميز کاري مملو از نامه ها و پوشه هاي اداري دارند.

به طور خلاصه مساله از اين قرار است که اغلب مديران مشغله بيش از اندازه اي دارند بنابراين هم خود از وضعيت خود ناخرسند هستند و هم کارکنان، مراجعه کنندگان و حتي خانواده هاي آنان، و با اين وصف به احتمال زياد ميتوان نتيجه گرفت که کارائي آنان هم ضعيف است چون با اين همه مشغله، مشکل بتوان کار مشخصي را به طور تمام و کمال به پايان رساند.

ويژگي هاي مديران پر مشغله:

اما مديراني که بيش از اندازه مشغله دارند به احتمال زياد مديراني هستند که:

1- مايلند اکثر تصميمات را خود اتخاذ کنند و بقيه تصميمات نيز با اطلاع و مطابق سليقه آنان انجام شود.

2- خودشان را نسبت به همه کارکنان لايق تر و کاردان تر مي پندارند از اين رو تصور ميکنند با دخالت در هر کاري، تأثير مثبتي بر جاي مي گذارند.

3- برداشت صحيحي از نظارت و کنترل نداشته و آن را صرفاً به حساب کشيدن از کارکنان و يا اطلاع از نحوه انجام وظيفه آنها مي پندارند.

به عنوان مثال مديري که طي بخشنامه اي از کليه واحدها مي خواهد که نسخه اي همه مکاتبات خود را جهت اطلاع به وي ارسال نمايند، به خيال خود در صدد کنترل آنهاست در حاليکه پس از اندک مدتي در داخل کوهي از نامه ها گرفتار خواهد شد و علاوه بر آن قسمت ها را نيز نسبت به خود بدبين خواهد کرد.

4- مديران ديگري را براي پذيرش مسئوليت تربيت نکرده اند و بنابراين تعداد افراد شايسته و با صلاحيت به ويژه از ديدگاه مديران اين سازمان ها کم هستند.

5- احتمالاً از اينکه سرشان بيش از اندازه شلوغ است اگرچه اظهار گله مندي مي کنند اما از ذکر آن ناراحت نيستند و حتي آن را نوعي پرکاري و خدمت به جامعه قلمداد مي کنند.

پيامدهاي مسئله

حال با اين وصف اين مسئله پيامدهاي ناگواري نيز براي بهره وري و اثربخشي سازمان خواهد داشت از جمله اينکه:

1- مديران فرصت کافي براي پرداختن به آينده سازمان از قبيل شرکت فعال در برنامه ريزي هاي درازمدت و پيش بيني وضعيت آتي را نداشته باشند.

2- مديران نتوانند زمان کافي صرف مسائل مهم سازمان کنند. زماني که سر مدير به اندازه اي گرم است که از کمبود وقت مي نالد در اين صورت نمي تواند زمان لازم را صرف امور مهم تر نمايد.

3- کارکنان از امکان پرورش توانائي هاي خود در جهت اداره سازمان ، به ويژه توانايي هاي رهبري برخوردار نشوند و در نتيجه مديران زيادي براي آينده سازمان تربيت نشود.

4- به جهت خودداري از سپردن اختيار تصميم گيري هاي سازمان به کارکنان به ويژه مسئولان واحدهاي آن، نه تنها کارکنان سازمان دلسرد و مأيوس مي شوند، بلکه موجب مي شود کارکنان نتوانند براي حل مسائل مختلف ابتکار و خلاقيت نشان دهند. (1)

راه حل هاي پيشنهادي براي مديران:

1- مقداري از اختيارات خود را به افراد شايسته تفويض کنند.

2- برنامه کاري مطلوب خود را بر روي کاغذ آورده و در جهت پياده کردن آن تلاش کنند. اين برنامه حتماً بايد طوري باشد که شما را از کليه امور جزئي فارغ بگرداند به نحوي که اين بار به دليل آزاد بودن اوقات، به فکر ايجاد کار باشيد. به عبارت ديگر به جاي آنکه کوهي از کارهاي اداري شما را گرفتار کند، شما با ايجاد کارهاي جديد در صدد دعوت از آنها برائيد.

3- طراحي سيستم هاي اطلاعاتي مناسب به منظور جمع آوري و ذخيره اطلاعات و استفاده به موقع از آنها، به جاي برخورد موردي و در نتيجه اتلاف وقت براي دستيابي به اطلاعات به منظورهاي مختلف از جمله تصميم گيري هاي لازم.

4- از انجام کارهاي کوچک و دست و پاگير خودداري کنيد. بدين منظور فهرست کارهاي هفتگي خود را تهيه و در زير هر روز مثلاً شنبه، يکشنبه ...تاريخ همان روزها را بنويسيد و در ستون مقابل کارهايي را که از صبح تا بعداز ظهر همان روز بايد انجام دهيد به ترتيب اهميت بويسيد. براي اين کار مي توانيد از سه ستون «مهم ، بسيار مهم و کم اهميت» استفاده کنيد. (2)

انجام اين کار نه تنها موجب مي شود که مدير از وقت خود استفاده زياد و درستي به عمل آورده و پس ازمدتي مجموعه اي از فهرست مسائل و مشکلات و اقدامات ضروري که بايد در يک مقطع زماني مشخص انجام يابد، فراهم نمايد.

اين مجموعه به وي فرصت مي دهد که برنامه کاري خود را مجدداً مورد انتقاد و بازبيني قرار داده جزئيات غير ضروري را از آن- يعني در حقيقت از برنامه آينده خود- حذف نمايد. و در نهايت انجام اين کارها مي تواند از مشغله بيش از اندازه مديران بکاهد. (3)

منابع:

1- مير محمد سيد عباس زاده، مسائلي در مديريت دولتي ايران، انتشارات دانشگاه اروميه: 1378 – صص 117-121

2- کيخسرو سبحه، مدير موفق کيست؟ مجله مديريت دولتي، دوره جديد، شماره هفدهم، تابستان 1371،ص 37-39

3- مير محمد سيد عباس زاده، همان، ص124

                                                  مرتضي نثاري

‌كارشناس تشكل هاي ديني تبليغات اسلامي شهريار

 

سه‌شنبه 17 ارديبهشت 1392 - 13:47


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری