چهارشنبه 1 شهريور 1396 - 6:57
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

نظام پيشنهادات

 

روابط عمومي اداره كل تبليغات اسلامي استان تهران

 

آسيب شناسي جلسات اداري

 

يکي از مسائل جاري مؤسسات دولتي اين است که تعداد جلسات اداري با موضوعات مختلف اعم از اداري، فني، آموزشي، پژوهشي و غيره خيلي زياد، ولي بازده آنها کمتر است . يا ميان تعداد جلسات و نتيجه جلسات تناسب وجود ندارد.

در بيشتر سازمان ها و ادارات ، اکثر اوقات مديران با جلسات درون سازماني و يا برون سازماني پر شده است در حاليکه خود همين مديران به علت بازده کمتر و پائين تر از حد مورد نظر جلسات، اعتقادي به اين گونه جلسات ندارند.

علل يا عواملي که به احتمال زياد موجب اين مساله مي تواند باشد و برخي پيامدهاي آن به طور خلاصه به شرح زير است:

1- برگزاري جلسه به هنگام کار و در نتيجه انجام کار در وقت جلسه

برخي اوقات داير کردن جلسات به اندازه اي به تأخير مي افتد که زمان عمل فرا مي رسد. از اين رو مديران به جاي اينکه جلسات مناسبي در موعد مقرر و مناسب داير کنند، با شتاب زدگي به برگزاري جلسه اقدام مي کنند و با تشکيل آن در صدد حل و فصل مشکلي بر مي آيند و بالتبع نتيجه مطلوب از آن نمي گيرند.

 

2- عدم نظم و اداره صحيح جلسات

جلسات غالباً با تأخير زماني قابل ملاحظه اي از جانب اعضا و شرکت کنندگان شروع مي شود. برخي مديران به مسئول دفتر خود مي سپارند که وقتي همه آمدند او را با خبر کنند تا در جلسه حاضر شود و چون هميشه کساني هستند که با تاخير به جلسه مي آيند لذا خود مدير نيز تا آن حد با تأخير در جلسه شرکت مي کند.

علاوه بر آن در داخل جلسه نيز زمان زيادي صرف مباحث حاشيه اي و نامربوط مي شود.بنابراين بجاي گرفتن نتيجه مطلوب، بحثهاي کناري به ابهامات افزوده و سوء تفاهمات بيشتر مي شود.

 

3- برخي اوقات، افرادي که نظر شخصي آنها در جلسه مورد پذيرش قرار نمي گيرد پس از اتمام آن و حتي امضاء صورتجلسه، در نظر شخصي خود اصرار داشته و سعي در اثبات حقانيت نظر خود و بطلان نظر تصويب شده دارند لذا همکاري لازم را به عمل نمي آورند.

 

4- پيگيري نکردن مصوبات

بسياري از اوقات تصميم هاي اتخاذ شده در جلسات توسط مسئولان مربوطه مورد پيگيري قرار
نمي گيرد و به تعهدات ناشي از آن اهميت لازم داده نمي شود و خود اين امر بي اعتقادي عمومي نسبت به جلسه را تشديد مي کند.

 

5- فقدان دستور جلسه

فقدان دستور جلسه نيز موجب مي شود که افراد بدون آمادگي نظري قبلي در جلسه شرکت کنند و در نتيجه حضور فعالي نداشته باشند.

 

6- هدر رفتن بودجه

فرصت انجام کار با شرکت در جلسات بي فايده از دست مي رود و علاوه بر آن وقت و انرژي زيادي ناشي از اين جلسات بي خاصيت به هدر مي رود.

 

7- تضعيف مدير

مدير سازمان به خاطر بيهودگي و بيتيجه بودن جلسات، به تدريج جايگاه شايسته خود را - به عنوان کسي که توان اداره مطلوب جلسات را ندارد- از دست مي دهد.

 

8- بي اعتمادي ارباب رجوع

متاسفانه برخي کارکنان صحبت هاي دوستانه و نيمه رسمي خود را تحت عنوان « جلسه » نام
مي برند و اين امر وقتي مورد اطلاع ارباب رجوع قرار مي گيرد، موجب مي شود که ارباب رجوع نيز نسبت به اصل جلسه دچار ترديد شود. (1)

 

راه حل موضوع

1- زمانبندي

جلسات بايد از نظر زماني و مکاني در موقعيت مناسبي تشکيل شوند. به نحوي که هم جلسات فايده داشته باشند و هم به واسطه تشکيل جلسات مثلاً در اول صبح، باعث اختلال در انجام وظائف روزمره نشود.

2- نظم جلسات

جلسات را بايد به موقع و سر وقت تعيين شده شروع کرد و حتي نبايد منتظر افراد غايب شد. زيرا در اين صورت افراد وقتشناس هم به تاخير مثلاً ده پانزده دقيقه اي عادت مي کنند. لازم به توضيح است که تأخير خود رئيس جلسه از تاخير اعضا مخرب تر است. (2)

3- تعيين دستور جلسه

مطالب مورد نظر در جلسات حتماً بايد قبلاً به عنوان دستور جلسه به اطلاع شرکت کنندگان رسيده باشد. تا با اطلاع قبلي و آمادگي نظري اوليه در جلسه شرکت کنند. اگر اين کار صورت نگيرد وقت قابل توجهي از جلسه صرف همين کار خواهد شد. (3)

4- پيگيري مصوبات

تصميمات اتخاذ شده در جلسات بايد توسط مديريت به دقت پيگيري شده، اجراي کامل مصوبات جلسه و حاصل کار به اطلاع عموم کارکنان و به ويژه شرکت کنندگان در جلسات تصميم گيري رسانده شود.

5- داشتن اطلاعات

اطلاعات يکي از لوازم بايسته اکثر جلسات است. بنابراين بايد ترتيبي داده شود که سيستم هاي اطلاعاتي در سازمان ايجاد شود تا اينکه اطلاعات مورد نياز به طور ساختار در سازمان جمع آوري شده و در موعد لازم مورد استفاده قرار گيرد. (4)

6- تدوين صورتجلسه

جلسه بايد منتهي به جمع بندي و تدوين صورتجلسه شود و گرنه پس از مدتي، حتي خود شرکت کنندگان نيز مفاد مربوط را فراموش خواهند کرد. صورتجلسه لازم نيست که حتما جرئيات را در برگيرد چون در اين صورت زمان آماده سازي آن طولاني شده و موجب مي شود افراد آن را به دقت مطالعه نکنند.

همچنين بايد به خاطر داشت که صورت جلسه بايد هرچه زودتر و حداکثر ظرف 48 ساعت تهيه و توزيع شود. (5)

7- رياست جلسه

جلسه بايد از يک رئيس خوب برخوردار باشد، رئيسي که با مهارت تمام جلسه را اداره کند و همه چيز را مد نظر داشته باشد. او بايد هم مواظب وقت جلسه باشد و هم فرايند مباحث را هدايت کند و هم اينکه افراد را کارگرداني کند. او بايد مواظب تنش هاي جلسه باشد. (6)

8- اداره جلسه

در زمان اداره جلسه بايد خونسرد و آرام بود ، با همه اعضاي جلسه رفتار مؤدبانه داشت و از تحقير کردن اعضا خودداري کرد.

هميشه به موضوع مورد بحث بپردازيد و وارد موضوعات شخصي نشويد. از سايرين بايد منظم تر و در مورد موضوع جلسه مطلع تر باشيد. با همه و حتي کسانيکه نقطه نظرهايشان را قبول نداريد منصفانه رفتار کنيد. (7)

 

در خاتمه نکات چندي در رابطه با اداره اثربخش جلسات تقديم مي گردد:

— در نظر داشته باشيد که هر جلسه هدف خاصي دارد.

— از دستور جلسه استفاده کنيد.

— دستور جلسه را قبل از برقراري جلسه توزيع کنيد.

— فقط از کساني دعوت کنيد که لازم است در جلسه باشند.

— ضرورت هر جلسه را ارزيابي کنيد.

— در صورت راي گيري فقط يکبار راي گيري کنيد.

— تعداد افراد جلسه را محدود کنيد. اداره جلسات بزرگ با بيش از 10 نفر مشکل است.

— از ابتداي جلسه به فکر جمع بندي آن باشيد.

— در خصوص جمع بندي جلسه از ديگران نظرخواهي کنيد.

— از توجه بيش از حد به يک يا چند نفر به طور وضوح و تائيد نظرات آنها به صراحت، خودداري کنيد تا تأثير منفي بر ديگران نداشته باشد. (8)

منابع:

1- مير محمد سيد عباس زاده،مسائلي در مديريت دولتي ايران، انتشارات دانشگاه اروميه: 1378 ،صص105-110

2- مرتضي محمدفر، اصول مديريت و رهبري، انتشارات سرنا، بهار 1371- ص 344و345

3- جان لاکت، مديريت اثربخش- ترجمه سيدامين علوي، انتشارت مرکز آموزش مديريت دولتي، 1374،ص 129

4- مير محمد سيد عباس زاده،همان ، صص 110-113

5- جان لاکت، همان ، ص 134و135

6- همان ، ص 130 و 131

7- لورن بلکر، مدير تازه کار؛ ترجمه احمدرضا اشرف العقلايي، انتشارات موسسه ايران،چاپ دوم،بهار1377، ص196

8- کارناهان، هوفمن و شرني، بهبود اثربخشي مديريت، ترجمه دکتر سيداکبر ميرحسيني و دکتر بهروز دري، نشر مرنديز، 1372،ص67

 

                                        مرتضي نثاري؛ كارشناس تشكل هاي ديني تبليغات اسلامي شهريار

 

چهارشنبه 18 بهمن 1391 - 10:53


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری