جمعه 24 آذر 1396 - 23:26
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

نظام پيشنهادات

 

روابط عمومي اداره كل تبليغات اسلامي استان همدان

 

اجـراي طـرح 5S در سازمان تبليغات اسلامي

 

  گاهي در برخي موارد با اصطلاحات و كلماتي مواجه مي‌گرديم كه براي ما ناآشنا و غريب است و از آن جمله 5s مي‌باشد.

 در بحث استراتژي عملياتي كايزن سه محور اصلي حذف اتلاف‌ها، اجراي نظام ساماندهي محيط كار 5s و مديريت ديداري وجود دارد. در اولين مرحله فعاليت كايزن از 5s شروع مي‌كردد. دلايل مختلفي مطرح مي‌باشد كه چرا در شروع كايزن حق تقدم با 5s است از آن جمله مي‌توان به موارد ذيل اشاره نمود:

1-    اجراي آن در مراحل اوليه برنامه‌هاي بهبود آسانتر است.

2-     علاقه به محل كار پاكيزه و سامان‌يافته علاقه‌اي همگاني است.

3-     نتايج آن براي همه افراد قابل ملاحظه و قابل درك است.

4-    حوزه‌ها و فضاهاي جديدي را ايجاد خواهد كرد.

5-     زمان‌هاي اتلاف را كاهش خواهد داد.

6-     فاصله‌هاي دستيابي را كاهش خواهد داد.

7-     افراد را به خود انضباطي عادت خواهد داد.

8-     محل كار را به مكاني سالم‌تر و ايمن‌تر براي كاركنان تبديل خواهد كرد.

9-    خطا و اشباه را كاهش خواهد داد.

10- با تسهيل انجام درست امور وكارها افراد را خلاق و شكوفا خواهد كرد.

11- تصور عمومي از سازمان را بهبود خواهد بخشيد.

 

    5s  چيست؟

5s نگرش و رويكردي نظام‌مند به سازماندهي محيط كار، حفظ قواعد، هنجارها و نگهداري اصول لازم براي انجام درست كارهاست اين رويكرد با سازماندهي محيط كار و با بكارگيري روش‌هاي ساده‌سازي عمليات در جهت انجام كار به نحوي آسان‌تر، سريعتر، ارزانتر، ايمن‌تر ومؤثرتر اقدام مي‌نمايد.

اين عنوان مخفف 5 عبارت ژاپني مي‌باشد كه اول آنها s   است اين s ها عبارتند از :

  seiri-  تفكيك و تعمير.

  هدف از انجام اولين s   نظم دادن به اشيايي است كه به شكل نامنظم قرار گرفته‌اند و خارج ساختن اشياء غيرضروري است كه در نتيجه با حذف موانع و اشياء مزاحم كارها آسانتر مي‌شود و نياز به مراقبت از اشياء و اقلام غيرضروري وجود ندارد. اقداماتي كه در اين مرحله وجود دارند عبارتند از: تدوين معيارهاي ارزيابي و ساماندهي، طراحي و پياده‌سازي برگه‌هاي شناسايي و اقلام دور ريختني و حذفي، مشخص نمودن فضاي نگهداري و انبارش، تدوين فهرست مواد و اقلام ضروري.

 seiton – تفكيك و سامان‌دهي

       هدف از انجام دومين s   تعيين جا و مكان براي اقلام ضروري است. اين روش كمك مي‌كند تا هر زمان كه به اقلام ضروري انجام فعاليت نياز داريم به راحتي دسترسي داشته باشيم. نتايج اين مرحله پيشگيري از اتلاف زمان، تسهيل بازيابي و به كارگيري اقلام ضروري مي‌باشد. اقداماتي كه در اين مرحله وجود دارند عبارتند از: استقرار اقلام در مكان مناسب، تعيين وضعيت كليه اقلام با استفاده از برچسب‌ها و علائم مناسب.

  seiso- تميزي

      هدف از انجام سومينs   رفع معايب و پياده‌سازي نظام نگهداري و نظافت اقلام ضروري است كه نتيجه اين مرحله تسهيل در انجام فعاليت است.

 shitsuke – تعليم و خودانضباطي

       هدف از انجام چهارمين s  يعني توسعه فرهنگ مشاركت و استفاده از آموزش‌هاي ضمن خدمت براي ترويج مفاهيم چهارگانه قبلي بين تمام كاركنان است. در اين مرحله سعي برايجاد ذهبي بهبو kaizen  mind  بوده و تلاش براي يافتن و به كارگيري بهترين راه‌حل‌هاست. از نتايج اين مرحله مي‌توان به تقويت روحيه خود انگيزشي و خود مديريتي، نگهداري اصول لازم بريا انجام درست كارها و ارتقاء سطح آگاهي كيفي و بهره‌وري اشاره نمود.

  seiketsu – تداوم و هنجارسازي

      هدف از انجام آخرين s   حفظ محل كار به صورت بهره‌وري و راحت مي‌باشد كه بدين‌منظور مي‌بايست مديريت بازرسي و استاندارد با هدف ايمني و حفظ و نگهداري مدنظر قرار گيرد. از نتايج اين مرحله مي‌توان به حفظ و مراقبت از پاكيزگي و نظام پيشگيري از عمليات اشتباه، تسهيل امكان رديابي و جستجوي نتايج و خطا و هنجارسازي اقدامات درست اشاره نمود. در اين قسمت استانداردسازي يكي از اركان مهم به شمار مي‌آيد. زيرا استاندارد كردن يك فعاليت ايجاد مقرراتي است براي استفاده عمومي و مكرر با توجه به مشكلات بالفعل و بالقوه كه هدف آن دستيابي به ميزان مطلوبي از نظم در يك زمينه خاص است.

  

 

seition

ترتيب و سازماندهي

 

 

seiri

تفكيك

 

 

shitsuke

تفكيك و خودانضباطي

 

 

seiso

تمييزي

 

 

seiketsu

تداوم وهنجارسازي

 

   يكي از گام‌هاي مهم چرخه مديريت بهره‌وري، طرح نظام آراستگي محل كار 5s مي‌باشد. دراين مرحله كه به نظام فيزيكي محل كار پرداخته مي‌شود سعي مي‌گردد پنج گام يا پنج‌ مرحله‌اي كه در قسمت قبل توضيح داده شده اجرايي شود.

   در ذيل اشاره كوتاهي به روند اجرائي هر يك از شاخص‌هاي 5s مي‌نمائيم . با مطالعه هريك از موارد هر كارمند با اندكي دقت و تلاش مي‌تواند محيط كاري دلخواه و خوشايند براي خود ايجاد و به كار بپردازد.

 

دستورالعمل طرح نظام آراستگي محل كار

 

1-    تفكيك وتعمير seiri

الف) استقرار وسايل شخصي كاركنان در جاي مناسب و تفكيك آنها از وسايل و لوازم اداري.

ب) نگهداري و چيدمان گزارش‌ها، آئين‌نامه‌ها و بخشنامه‌هاي مربوط به بودجه سنواتي در فايل‌هاي مخصوص.

ج) قرار گرفتن يك عدد كاذيه روي ميز با برچسب‌هاي مخصوص براي دريافت و ارسال نامه‌ها.

د) نصب نام ومسئوليت هر يك از كاركنان در محل مناسب و در معرض ديد.

 

ارباب رجوع

هـ - نصب شرح وظايف هريك از كاركنان براساس پست سازماني در محل مناسب و در معرض ديد ارباب‌رجوع

و- نصب نمودار جريان‌كار در قسمت ورودي اتاق

ز- وجود مبلمان كافي براي كاركنان و اربا‌ب‌رجوع

ح- حذف عكس‌ها و كاغذها از زير شيشه‌ها

ط- حذف فايل‌هاي غيرضروري از كامپيوتر

ي- نگهداري از پيش‌نويس موافقتنامه‌ها حداكثر به مدت سه ماه

ك- نصب برچسب بر روي كليه فايل‌ها و زونكن‌ها

ل- انتقال وسايلي كه بيش از يك ماه از آنها  استفاده نشده است به خارج از انتقال

م- انتقال وسايلي كه بيش از يك هفته از آنها استفاده نشده است به كشوها

 

2-    ترتيب و تنظيم seition

شرح ضروري: مواردي كه كاركنان جهت انجام اموراداري به آن نياز دارند.

دوره مصرف:

روزانه به دفعات: اقلامي كه هر روز بيش از يكبار مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

روزانه: اقلامي كه در هر روز به طور متوسط يكبار مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

هفتگي: اقلامي كه در هفته به طور متوسط يكبار مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

ماهيانه: اقلامي كه در هر ماه به طور متوسط يكبار مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

 

3-    تميزي seiso

الف- تميزكردن شيشه‌هاي اتاق هر هفته يكبار و پس از بارندگي

ب- تميزكردن ميزفايل و كتابخانه به صورت روزانه

ج- تميزكردن كف اتاق هر دو روز يكبار

د- استفاده از دستكش يكبار مصرف توسط كاركنان خدماتي در هنگام پذيرايي

و- استفاده از تركيب نور سفيد و زرد در اتاق‌ها

ز- تعمير و لكه‌گيري اتاق در مواردي كه نياز به تعمير دارند.

 

4- تعليم و خودانضباطي shitsuke

الف- استاندار كردن رفتار وعادت‌ها

ب- برقراري ارتباطات مناسب و آموزش همگاني كاركنان

ج- تدوين استانداردهاي جديد

د- اطلاع و بازبيني استانداردهاي قبلي

هـ- مشاركت كاركنان در انجام امور

و- ايجاد روحيه خودانگيزشي

ز- انجام اقدامات لازم براي:

رعايت اصول نظافت شخصي و عمومي

تميز و آراسته‌بودن لباس‌هاي كاركنان

مراعات دقيق اصول ايمني

بازگرداندن اشياء به مكان مناسب قبلي پس از استفاده

آرايش مناسب و دلپذير محيط

 

5-    تداوم و هنجارسازي seiketsu

   الف- استفاده از علائم كنترل بصري

  ب- كدگذاري رنگي پوشه‌ها، فايل‌ها و كمدها

  ج- نصب برچسب پست سازماني كاركنان

  د- ايجاد مديريت ارتباطات در محيط كار

  هـ - ايجاد علائم بازرسي

  و- پيشگيري درمقابل ارتعاشات گردوغبار و ساير آلاينده‌ها

 

 

  نصرت الله اصغري‌نگار 

                         كارشناس امور اداري استان همدان

 

يكشنبه 23 اسفند 1388 - 10:41


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری