چهارشنبه 5 آذر 1393 - 9:52
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

نظام پيشنهادات

 

سيد داوود تديني
مسئول اطلاع رساني كارگروه نظام پيشنهادها

 

نظام مشاركت؛ راهكاري اساسي براي تحول اداري

 

 

ويژگي‌هاي نظام مشاركت عبارت است از:

1-    ايجاد امنيت كامل براي تمامي افراد (استخدام مادام‌العمر): استخدام مادام‌العمر، يعني تأمين نيازهاي اوليه و احساس تأمين دائمي خود و خانواده، يعني تعلق داشتن به‌طور كامل به محيطي كه در آن كار مي‌كنيم و به اجتماعي كه در آن زندگي مي‌كنيم. يعني حفظ شخصيت و احترام افراد، يعني فراهم شدن زمينه‌هاي كمال‌طلبي.

نظام مديريت بر مبناي مشاركت بر اساس بهترين نظم و نظام و برنامه‌ريزي حركت مي‌كند و برنامه‌ريزي آن به‌طور مستمر و پويا اصلاح و بهبود مي‌شود.

2-    بهره‌برداري كامل از تمام مغزها (نظام تفكر فراگير): مشاركت تمامي فكرها و انديشه‌ها.

3-    كسب رضايت كامل تمامي دل‌ها (نظام تشكر فراگير): سهيم‌كردن مردم در سود حاصله از مشاركت افراد در نظام مشاركت بر مبناي لياقت‌ها، شايستگي‌ها و توانايي‌هاي علمي و فني، تخصصي، خلاقيت‌ها و نوآوري‌هاي خود رشد مي‌كنند. نظام مديريت بر مبناي مشاركت بر اساس بهترين نظم و نظام و برنامه‌‌ريزي حركت مي‌كند و برنامه‌ريزي آن به‌طور مستمر و پويا اصلاح و بهبود مي‌شود.

در نظام مشاركت، مشاركت ضروري است. هر فرد يا گروه پيشنهاددهنده پيش از ارائه پيشنهاد با شش سئوال (چه- چگونه- كي- كجا- چرا- به وسيله چه كسي) ارزيابي لازم را به عمل آورد تا بتواند پيشنهاد مفيد ارائه دهد. نظام مشاركت داراي سيستم‌هاي فرعي متعددي است كه در چهل سال اخير در كشورهاي صنعتي مورد مطالعه و تحقيق جامع قرار گرفته و به اجرا درآمده است. در واقع اين سيستم‌ها و نظام‌ها مهم‌ترين عامل براي پيشرفت و كسب موفقيت‌هاي بزرگ و جهش اقتصادي و صنعتي و برتري يك مؤسسه در رقابت با ساير مؤسسات رقيب هستند. مدير بايد با تشويق و با ايجاد انگيزش و با پاداش‌ها و تشكرات بجا و مناسب و نظام يافته، مستمراً به حركت كاركنان سرعت بخشد. وي بايد مستمراً بازتاب نظرات كاركنان را گرفته و آن‌ها را در «شوراي تحول اداري» مطرح كند و مورد مطالعه قرار دهد تا راه‌هاي طبيعي، فطري و انگيزشي را براي حل مسائل و مشكلات بيابد. اين امر «نظام تذكرپذيري فراگير» ناميده مي‌شود. يعني يادآوري مستمر روند حركت و يافتن نقاط ضعف اجرايي و برطرف كردن آن‌ها، ايجاد اصلاحات براي سرعت بخشيدن به پيشرفت سازمان بر مبناي مشاركت، نظام اجرايي و روش علمي و الگوي خاص خود را دارد و بايد دقيقاً بر مبناي آن روش و الگوي ويژه عمل كرد. نظام مديريتي بايد تمامي نيازهاي افراد را در نظر بگيرد زيرا افراد انگيزه‌هاي متفاوتي از پيوستن به نظام مشاركت دارند. در نظام مشاركت فصل مشترك خواسته‌هاي مدير و كاركنان به طور خودكار برگزيده شده و به اجرا درمي‌آيد. در نظام مشاركت، مدير يك تفويض اختيار عمومي به تمام كاركنان نموده و همه را درگير فكر كردن و ارائه پيشنهاد مي‌كند و سعي دارد بهترين پيشنهاد را انتخاب كند و به كار گيرد. مسلم است كه در جريان فكر كردن، كارآيي و شايستگي همه افراد به كارهايشان افزايش مي‌يابد. نظام مشاركت، رشد عمومي كاركنان را همزمان با رشد عمومي سازمان به همراه دارد. در همين حال هيچكس نمي‌تواند از اين تفويض اختيار مديريت سوء‌استفاده كند، زيرا پيشنهادهاي افراد مورد بررسي فني و اقتصادي و اجتماعي قرار گرفته و در صورت مفيد و مقرون به‌صرفه بودن به اجرا درمي‌آيند. به اين ترتيب تمامي افراد در قبال پيشنهادهايي كه ارائه مي‌دهند پاسخ‌هاي منطقي دريافت مي‌كنند. در نظام مشاركت افراد برجسته و كارآمد متفكر شناخته مي‌شوند، زيرا هر كس تسلط بيشتري بر امور داشته باشد پيشنهادهاي بيشتر و با كيفيت برتر ارائه مي‌كند. لذا افراد شايسته و خلاق شناخته مي‌شوند و گزينش افراد براي اشتغال در پست‌هاي مديريت سازماني نيز بر مبناي روش اصولي و منطقي و به دور از رابطه‌ها صورت خواهد گرفت.

پس از انتخاب، ارزيابي و تصويب نهايي پيشنهادها، هدف‌گذاري براي كاركنان، نظام‌دهي به همه امور، تعيين ميزان و استاندارد براي انجام هر كار از وظايف بعدي مدير است. در نظام مشاركت نه تنها مدير با سازمان‌‌هاي غيررسمي مخالف نيست بلكه از وجود آن‌ها براي پيشرفت امور بهره وافر مي‌برد.

افراد در نظام مشاركت بر مبناي لياقت‌ها، شايستگي‌ها و توانايي‌هاي علمي، فني، تخصصي و خلاقيت و نوآوري‌هاي خود رشد مي‌كنند.

  

قلب و مغز كاركنان، منابع نامحدود سازمان است

نيروي انساني مهم‌ترين سرمايه سازمان‌ها است، بنابراين صيانت از جايگاه اين سرمايه از وظايف مديران سازمان‌ها به شمار مي‌آيد. به عبارتي افراد بزرگترين «منبع» سازمان هستند، زيرا فكورند و عامل تغيير. در واقع تنها منابع نامحدودي كه يك سازمان در اختيار دارد، قلب‌ها و مغزهاي كاركنان است. اهداف و برنامه‌هايي كه مديران ارشد، مياني و پايه در هر سازمان تهيه و تدوين مي‌كنند، فقط با اتكا به توانايي و شايستگي نيروي انساني قابل اجرا و تحقق است. پس مهم‌ترين وظيفه هر مدير در برابر كاركنان سازمان  اول، ارتقاي توانايي علمي و اجرايي آنان با آموزش و دوم، جلب مشاركت كاركنان در بهبود مستمر سازمان از راه استقرار نگرش مديريت مشاركتي است.

بسياري از صاحب‌نظران با منطق و استدلال قوي، سده پيش‌رو را به نام سده مشاركت ناميدند. هواداران اين نظر بر اين باورند كه در اين سده، تراز و ميزان دانش و شناخت و آگاهي و اطلاع‌مردم به گونه‌اي افزايش خواهد يافت كه نه تنها بي‌سوادي يا كم‌سوادي مرسوم در جهان كنوني به كلي از ميان خواهد رفت‌ كه گروه درخور توجهي از مردم از آموزش‌هاي عمومي، فني و تخصصي در تراز دانشگاهي برخوردار خواهند شد.

گسترده كردن دامنه مشاركت كاركنان در اداره امور، هم زندگي كاري را از بركات انديشه و تجربه آنان غني مي‌سازد و هم شوق و رغبت آنان را به حفظ آنچه از راه تلاش گروهي فراهم مي‌آيد، افزايش مي‌دهد. مشاركت، عاملي براي برانگيختن به پديدآوردن و خلق كردن و نيز وسيله‌اي براي پاسداري و قدرشناسي از آن چيزي است كه پديد آمده است. كاركنان هر اندازه در كار پديد آوردن، مشاركت كنند يا دخالت داده شوند در راه حفظ و پاسداري پديد‌آورده‌هاي خود و ديگران تلاش و فداكاري خواهند كرد و اين در حقيقت بدان معني است كه كاركنان همواره از دسترسي به كانون تصميم‌گيري و قدرت برخوردار باشند  تا در مواردي كه شايسته و لازم مي‌نمايد، اقتدار خود را به اجرا درآورند و در جهت تصحيح حركت نظام گام‌هاي مناسب بردارند.

مشاركت به نحو‌ه‌هاي مختلف در نظام‌هاي اقتصادي، اجتماعي و سياسي وجود داشته  اما يكي از جلوه‌هاي بارز مشاركت، «سازمان» است. افراد با تشكيل سازمان‌ها رسيدن به اهداف را آسان مي‌كنند و با مشاركت و همياري از مزيت هم‌افزايي بهره مي‌برند. مديريت مشاركت‌جو در اصل پاسخي است انساني، عقلايي و كارآمد به نيازهاي فرامرتبه كساني كه با شوق و دلبستگي بسيار به بهروزي سازمان محل خدمت خود مي‌انديشند و محل كار خود را «خانه» خويش مي‌پندارند.

مديريت مشاركت‌جو بار سنگين اداره كردن را با بسيج انديشه‌ها و توانمندي كاركنان از دوش يك تن يا گروهي محدود به دوش جامعه‌اي بزرگ‌تر منتقل مي‌كند و خرد جمعي گروه را مي‌پروراند و تعهد و دلبستگي آنان را به كار افزايش مي‌دهد. مديريت مشاركت‌جو راه را براي همكاري، هفكري و همدلي در ميان جامعه كاركنان مي‌گشايد و پيوند ميان آنان را با سازمان محكم‌تر مي‌كند. اين روش با دخالت دادن كاركنان در اداره امور سازمان، زمينه‌اي فراهم مي‌آورد تا آنان با كسب توانايي و قابليت‌هاي رفتاري و عملكردي بيشتر و بهتر بر كيفيت و كميت ياري‌هاي خود به سازمان بيفزايند و كاميابي سازمان را كاميابي خود به شمار آورند. مديريت مشاركتي به‌عنوان نگرش مديريتي به منابع انساني، شعار «استفاده از افراد مناسب، در زمان مناسب و براي كار مناسب» را سرلوحه فعاليت‌هاي خود قرار داده است.

مزاياي مشاركت:

مديريت مشاركتي پديده‌اي است ذهني و فرهنگي كه با قالب‌هاي ذهني شكل گرفته از قبل و سنتي معارضه مي‌كند و موجب مي‌شود حاشيه‌نشينان و نظاره‌گرها به درون كارهاي گروهي كشيده شوند و نسبت به سازمان احساس تعهد كنند. مديريت مشارتي مزايايي دارد. از جمله:

-        افزايش ميزان بهره‌وري؛

-        تقويت روح ابتكار و حس مسئوليت در كاركنان؛

-        افزايش همكاري بين كاركنان سازمان؛

-        با انگيزه نمودن كاركنان سازمان؛

-        امكان استفاده از تجارب عملي و نظرات و انديشه‌هاي كاركنان؛

-        ايجاد كانال‌هاي ارتباطي مؤثر در سازمان و توزيع مناسب‌تر اطلاعات و در نتيجه تقليل ميزان سوءظن‌ها؛

-        تقليل تنش‌ها، شكايات و دعاوي مربوط به كار و كمك به ايجاد صلح و آرامش در محيط كار؛

-        ايجاد زمينه افزايش تحركت و كارايي در مديران و ايجاد انضباط در محيط كار؛

-        ايجاد رضايت و امنيت‌خاطر در كاركنان به علت داشتن راهي براي بيان امور مربوط به خود؛

-        ايجاد زمينه مناسب براي پذيرش تغيير و تحول در كميت و كيفيت كار؛

-        افزايش قدرت عملي مسئول اجرايي سازمان و اجراي تصميمات؛

-        جلوگيري از خودبيني، خودكامگي و ايجاد جو كنترل اعضا بر يكديگر؛

-        افزايش توان كاركنان براي مردم‌سالاري و خودفرماني؛

-        كاهش ضروري سرپرستي و نظارت بر امور مادي كاركنان.

موانع مشاركت:

مشاركت در عمل با موانع و محدوديت‌هايي روبرو مي‌شود كه از ساختار، فرهنگ يا عوامل محيط ريشه مي‌گيرد. از جمله:

-موانعي كه منشأ فرهنگي و انساني دارند، مانند: نبود انگيزه براي مشاركت، نداشتن اعتماد به نفس، ناتواني در تصميم‌گيري و نداشتن ثبات عاطفي؛

- عواملي كه منشأ ساختاري دارند و از ضعف مربوط به ساختار سيستم مشاركت سرچشمه مي‌گيرند؛

- آگاهي نداشتن مديران از نيروها و استعدادهاي بالقوه كاركنان؛

- آگاهي نداشتن كاركنان از اهداف سازمان و نتايج عمليات سازمان؛

- آگاهي نداشتن كاركنان از نحوه محاسبه ميزان سهم آن‌ها در سود سازمان؛

- بي‌اعتمادي كاركنان به صلاحيت، اخلاص، تعهد و شايستگي مديران؛

- سهيم‌نشدن در بهره‌وري سازمان؛

- نداشتن مهارت‌هاي فني و سرپرستي كاركنان؛

- اعتقاد نداشتن كاركنان به نظام حقوقي سازمان.

 

آثار و بركات مشاركت در اسلام:

از ديدگاه اسلام، مشاركت موجب بهره‌گرفتن از توانمندي ديگران مي‌شود، خطا و اشتباه در تصميم‌گيري را كاهش مي‌دهد و همدلي و صميميت را افزايش مي‌دهد. همچنين روحيه اعتماد و خودباوري را تقويت مي‌كند و نشاط و آرامش دروني را افزايش مي‌دهد. مشاركت يك مفهوم بنيادي در بررسي انگيزش است. در قرآن آمده است كه آيات الهي را فصل فصل كنيد، تجزيه و تحليل كنيد، به روش احسن با هم مجادله كنيد و فكرها و انديشه‌هايتان را به كار اندازيد تا بهترين روش‌هاي مديريت را بيابيد. همچنين آمده است كه آيات قرآن را به بهاي اندك مفروشيد، در دل آيات قرآن تفكر و تدبير  و تحقيق و پژوهش كنيد؛ از هر آيه قرآن خيرات كثير به دست خواهيد آورد. مهم‌ترين و اساسي‌ترين مشكل برخي سازمان‌ها، نبود سيستم مديريتي صحيح است؛ نظام مديريتي‌اي كه بر قرآن و احاديث نبوي مبتني بوده و منطبق بر فطريات و نيازهاي مردم باشد.

نظام مشاركت و تأثير آن در تحول نظام اداري:

رابطه مشاركت با نظام اداري از دو منظر «تكنيك» و «بستر و زمينه» قابل توجه است، بنابراين مشاركت انسان‌ها در تحول اداري از دو نظر مهم است؛ اول آن كه طراحان نظام اداري، انسان‌ها هستند كه اگر در اين طراحي‌ها و دگرگون‌سازي‌ها مشاركت كنند اهداف زيادي محقق خواهد شد. دوم آن كه هرگاه انسان‌ها در نظام اداري مشاركت پيدا كنند، هويتي به دست مي‌آورند كه از تلقي ابزارگونه‌اي كه در فيلم عصر جديد چارلي و چاپلين به آن پرداخته شده است، جلوگيري مي‌كند. نظام اداري ما هم‌اكنون به يك تحول مشاركتي نياز دارد. يكي از روش‌هاي كاربردي مشاركت استفاده از سيستم پيشنهادها در سازمان‌ها و نظام پيشنهادها است كه روشي مرسوم براي انتقال اطلاعات و عقايد به سطوح عالي يك سازمان محسوب مي‌شود، هر چند مورد استفاده قرار نمي‌گيرد. نظام پيشنهادها مي‌تواند يك نيروي مثبت و ياري‌دهنده براي همكاري كاركنان باشد.

در اين نظام همه كاركنان سازمان حق دارند نظرهاي اصلاحي خود را درباه بهترشدن كيفيت و كميت كارها و بسياري از زمينه‌هاي ديگر كه به اثربخشي و كارآمدي بيشتر سازمان كمك مي‌كند، به صورت فردي يا گروهي براي بررسي كارشناسان ارائه كنند. هر پيشنهاد اصلاحي و چاره‌جويي درباره هر دشواري سازمان در قلمرو و زمينه‌هايي كه از پيش تعيين شده است، بايد دريافت و براي اظهارنظر فني و تخصصي به كارشناسان صاحب‌نظر داده شود. پيشنهادهاي پذيرفته شده از سوي كار گروه، پس از تعيين ميزان پاداش‌هاي مقرر، همراه گزارش از سوي دبير كار‌گروه به شوراي تحول اداري ارسال مي‌شود. شوراي تحول اداري درباره پيشنهادي قبول شده دستوراتي صادر مي‌كند از جمله: پرداخت پاداش مقرر، ارسال پيشنهاد به واحدهاي اجرايي براي اجرا، ارسال به واحد روابط عمومي براي تبليغ درون و برون سازماني و دستور ثبت و ضبط پيشنهاد در پرونده استخدامي پيشنهاد‌دهنده براي در نظر گرفتن كوشش وي در اعطاي ساير امتيازهاي استخدامي متعلق به جامعه كاركنان.

مهم‌ترين اهداف اجرايي نظام پيشنهادها:

-        افزايش سلامت، انعطاف‌پذيري، ريسك‌پذيري و اثربخشي سازمان در مقابل خواست مخاطبان برنامه‌هاي سازمان (درون و برون سازماني)؛

-        بروز خلاقيت‌ها و به فعل درآوردن استعدادهاي دروني كاركنان؛

-        مشاركت كاركنان در بهبود فرآيندها و فرآوردها از طريق ارائه پيشنهادهاي سازنده؛

-        بهبود شرايط محيطي كار؛

-        افزايش انگيزه در كاركنان؛

-        ارتقاي كمي و كيفي فعاليت‌هاي سازمان؛

-        ايجاد رضايت شغلي در كاركنان.

اجراي صحيح نظام‌پيشنهادها و تأثير آن در ايجاد تحول اداري در سازمان با اين مقدمات اجرايي فراهم مي‌آيد:

-        قانونمند و صميمي بودن روابط مدير و كاركنان تا حدي كه كارمند توان نقد و اظهارنظر سازنده و صريح را داشته باشد؛

-        بررسي دقيق پيشنهادها در كار‌گروه نظام‌پيشنهادها و با اجازه صرف هزينه براي تحقيقات موردي؛

-        اعلام به‌موقع علل نپذيرفتن پيشنهاد ارسالي به طور واضح و شفاف به پيشنهاددهنده؛

-        پيگيري اجراي به‌موقع و مستمر پيشنهادهاي مطلوب در سازمان؛

-        در نظر‌گرفتن پاداش‌مالي براي پيشنهادهاي مطلوب و كارساز و كارآمد.

سازمان‌هاي الگو از جمله معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رياست جمهوري و معاونت توسعه مديريت و سرمايه انساني بايد پيشگام تحول اداري و اجراي صحيح نظام پيشنهادها در سازمان‌ها باشند تا رويه سازماني مديريت مشاركتي و استقرار نظام پيشنهادها در كشورمان محقق شود.

10 ويژگي دولت كارآفرين

اكثر دولت‌هاي كارآفرين:

-        رقابت را بين ارائه‌كنندگان خدمات افزايش مي‌دهند؛

-        آن‌ها با خارج كردن كنترل از بوروكراسي به همكاران خود در جامعه، اختيار واگذار مي‌كند. (توسعه خودكنترلي)؛

-        آن‌ها براي ارزيابي عملكرد اداره‌ها،‌توجه خود را به جاي داده‌ها بر ستاده‌ها متمركز مي‌كنند؛

-        نيروي محركه آن‌ها اهدافشان يعني مأموريت‌شان است و قوانين و مقرارت انگيزاننده آن‌هاست؛

-        مخاطبان خود را مشتري مي‌نامند و براي آن‌ها حق انتخاب قائل مي‌شوند؛

-        به جاي اين كه بعد از بروز مشكل صرفاً مبادرت به ارائه خدمات كنند، ‌قبل از اين كه مشكلي بروز كند مانع آن مي‌شوند؛

-        نيروي خود را صرف كسب درآمد مي‌كنند و صرفاً مصرف‌كننده آن نيستند؛

-        اختيار را توزيع و مديريت مشاركتي را ترغيب مي‌كنند؛

-        مكانيسم‌هاي بازار را به مكانيسم‌هاي بوروكراتيك‌تر ترجيح مي‌دهند؛

-        نه تنها توجه خود را به ارائه خدمات عمومي متمركز مي‌كنند، بلكه بر ترغيب‌همه بخش‌ها مانند بخش‌خصوصي و داوطلب، براي حل مشكلات جامعه خودشان نيز توجه مي‌كنند.

 

         

منبع: مديريت دولتي نوين، آون هيوز

ترجمه: دكتر الواني، دكتر شوريني، دكتر معمارزاده

 

 

سه‌شنبه 12 خرداد 1388 - 9:0


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری