دوشنبه 5 تير 1396 - 8:20
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

نظام پيشنهادات

 

حجت الاسلام سيدنورالله موسوي‌نيا
مديركل تبليغات اسلامي استان بوشهر

 

پيشنهادات، نتيجه علاقه‌ افراد به محيط كار

 

 

هر چقدر ميزان پيشنهادات در سازمان بيشتر باشد رشد و پويايي آن سازمان در ميان سازمان‌هاي هم رديف و داراي مأموريت‌هاي مشابه و مشترك زيادتر است، به طور قطعي بعضي از ايده‌ها و نظرات پيشنهادي ارائه شده راهگشا و مؤثر است. نظام ارائه پيشنهادات و دريافت آن، در واقع استفاده از ايده‌ها و تجربيات كاركنان است. يكي از مديران ارشد سازماني در دست‌نوشته‌هاي خود گفته است يكي از ويژگي‌هاي بارز كارگران ژاپني آن است كه علاوه بر استفاده از نيروي انساني و استفاده از دست‌هاي خويش از مغز خود نيز استفاده مي‌كند و در يك كلام خلاقانه و آينده‌نگرانه به ارتقاي وضعيت انديشيده‌ و راهكارهاي آن را ابداع مي‌نمايد.

موفقيت شركت‌ها و مؤسسات بزرگ، ناشي از توانايي آن‌ها در استفاده از نظرات و تجربيات كاركنانشان است. به طور مثال شركت ماتسوشيتا الكتريك (ناسيونال) در سال 1985 با دريافت بيش از 6  ميليون پيشنهاد، در ميان شركت‌هاي ژاپني مقام اول را به دست آورد. بالاترين تعداد پيشنهاداتي كه توسط يك كارگر در طول سال‌ در اين شركت ارائه شد 16821 مورد بوده است.

گرفتن طرح‌ها و پذيرش نظرات خوب ديگران عيب نيست بلكه نوعي توانايي و قدرت نيز مي‌باشد يكي از توانايي‌هاي مدير اين است كه غرور خود را سركوب كند و از نظريات افراد به خوبي استفاده نمايد.

مسائلي از «محمد غزالي» پرسيدند: چگونه رسيدي بدين منزلت در علوم. گفت بدان كه هر چه ندانستم از پرسيدن آن ننگ نداشتم.

يك مدير علاوه بر آماده‌سازي خود براي استفاده از نظرات خوب ديگران بايد افراد را نيز مكلف به ارائه نظرات خود كند.

قبل از آن كه بپردازيم به اينكه بهترين پيشنهادات را چه كساني مي‌توانند ارائه نمايند، جا دارد به يكي ديگر از نظريه‌هاي مديريتي موفق كه مربوط به عصر حاضر نيز مي‌باشد و تحولات شگرفي را در مديريت ايجاد نموده است اشاره نمايم.

وجود نظام ارشديت كه بر مبناي آن ملاك ارتقاء كاركنان تجربه و ابتكار افراد است. چنانچه ملاحظه مي‌گردد در نهج‌البلاغه مولاي متقيان در توصيه‌هاي لازم در خصوص انتخاب قاضي به مالك‌اشتر مي‌فرمايد «تجربه پيران از آمادگي فردي جوانان برتر است» و در جاي ديگر زيان استفاده نكردن از نظرات و پيشنهادات ديگران را چنين بيان مي‌كنند.

«آن كس كه از آزمايش‌ها و تجربيات ديگران سودي نبرد از هيچ پند و اندرزي سود نخواهد برد، كوته‌فكري دامنگير او خواهد شد تا آنجا كه بد را خوب و خوب را بد مي‌نگرد»

لذا در مديريت علي (ع) نيز عامل «تجربه» نقش كليدي در گزينش و انتصاب افراد (نظام ارشديت) دارد.

حال كساني مي‌توانند بهترين پيشنهادات را ارائه نمايند كه:

1-    به طور مستقيم با مشكل و موضوع و همچنين با اجراي برنامه‌ها و دستورالعمل‌ها و ابزار كار در ارتباط هستند.

2-    با مردم ارتباط دارند.

3-    روي موضوعات تجربه لازم را داشته و پيوسته در حال مطالعه باشند.

4-    با برنامه‌ها و اهداف سازمان‌ آشنا هستند.

5-    با شرايط اجتماعي و فرهنگي جامعه نيز آشنايي دارند.

با اين وجود كساني كه در حاشيه موضوع قرار دارند قادر به ارائه پيشنهادات خوب هستند. تأكيد مي‌شود كه نبايد افكار غير مشهور را دست كم گرفت. حضرت علي(ع) مي‌فرمايد: لا تصغرن عندك الراي الخطير اذا اتاك به الرجل الحقير

افكار ارزشمند افراد غير مهم را كوچك و كم اهميت نشماريد. در برخي از شركت‌ها مانند شركت «آي سين- وارنر» گستره نظام پيشنهادات، خانواده‌هاي كاركنان را نيز در برمي‌گيرد. بايد همه افراد يك سازمان از زمره كارشناسان و پژوهشگران به حساب آيند. گاهي از افراد كوچك و غيرمهم نيز كارهاي بزرگ و ارزشمند ساخته است. حكايت دوستي شير و موش و آزادي شير از بند توسط موش قابل تأمل است. انديشه‌هايي كه ديروز در سرتان مي‌گذشت، امروز شما آفريده و انديشه‌هايي كه امروز در سرتان مي‌گذرد، فرداي شما را خواهد ساخت و به ياد داشته باشيد اگر ايده‌هاي شما را مورد تمسخر و استهزاي متخصصان و كارشناسان قرار نگيرد، ارزشي نخواهد داشت و هر چه ديده و لمس مي‌شود روزگاري ايده‌هاي ناديدني بوده است كه سرانجام  كسي جان بخشيدن را به آن انتخاب كرده است.

در ابتداي پرداختن به موضوع به تفوق و برتري مديريت ژاپني بر مديريت غربي اشاره شده است، و اين نشان دهنده استفاده بهينه از موضوعات پيشنهادي در شركت‌هاي ژاپني به قرار زير است:

1-    بهبود كار فردي

2-    صرفه‌جويي در نيرو

3-    مواد و منابع ديگر

4-    بهبود محيط كار

5-    بهبود برنامه‌ها و فرايندهاي كار

6-    بهبود كيفيت و كميت

7-    توسعه خدمات و فقط روابط با ارباب رجوع

هر سازماني بايد با توجه به نوع كار مسائل مهم را مشخص كند و افراد را تشويق نمايد تا ابتدا پيرامون موضوعات ارائه شده و سپس در مورد ساير مسائلي كه به نظرشان مي‌رسد پيشنهاداتي را ارائه دهند.

بديهي است كه در ابتداي امر به دليل تجربه كم كاركنان تعداد پيشنهادات كم‌ارزش اجرايي آن ناچيز است، ولي به تدريج بر تعداد و ارزش آن افزوده مي‌شود.

شيوه برخورد با پيشنهادات

بايد كميته ويژه‌اي جهت بررسي پيشنهادات تعيين شود كميته بايد هر پيشنهادي را جدي بگيرد. پيشنهادات شايسته را دريافت كند و به كار بندد. نبايد شخصيت و موفقيت فرد ارائه‌كننده پيشنهاد، ملاك تعيين ارزش آن پيشنهاد باشد، زيرا گاهي فردي ساده، نظري خوب دارد و ممكن است خود او هم نسبت به اهميت نظرش واقف نباشد كميته نبايد در مقابل پيشنهادات خوب، بي‌تفاوت باشد زيرا بي‌تفاوتي سبب مي‌شود كه  افراد، دلسرد شوند و پيشنهادات ديگري را ارائه ندهند كميته بايد حداكثر طي 48 ساعت به پيشنهادات پاسخ دهد.

تأثير به كارگيري پيشنهادات در محيط كار

1-    از همه نظرات استفاده مي‌شود و در نتيجه، بهترين تصميمات اتخاذ مي‌گردد

2-    شكاف ميان مدير و كاركنان از بين مي‌رود

3-    افراد به انديشه و تفكر مي‌پردازند و سطح مهارتشان بالا مي‌رود

4-    آگاهي‌هاي شغلي، كاري و اجتماعي افراد افزايش مي‌يابد

5-    ارتباط ميان افراد تقويت مي‌شود

6-    سطح كيفيت و بهره‌وري موجود بالا مي‌رود

7-    موجب سربلندي پيشنهاددهنده مي‌شود

8-    افراد از كار و زندگي خود احساس رضايت مي‌كنند

9-    آمادگي‌هاي جديدي در افراد پديد مي‌آيد

10- نقش كاركنان در مديريت و تصميم‌گيري‌ها افزايش مي‌يابد

11-ميزان تلاش افراد بيشتر مي‌شود زيرا انسان در كارهايي فكر مي‌كند در تصميم‌گيري آن شريك بوده است، كوشش بيشتر مي‌ورزد

12-افراد به ارائه پيشنهادات جديد تشويق مي‌شوند

13- درصد بروز اشتباهات در سازمان كاهش مي‌يابد

روش افزايش ميزان پيشنهادات در سازمان

ميزان موفقيت مدير بستگي به مقدار پيشنهادات نيز دارد مقدار پيشنهادات ارائه شده به اندازه ميزان حمايتي است كه كاركنان از مدير به عمل مي‌آورند فزوني پيشنهادات، نشانه موفقيت مديريت و كمي آن نشانه ناكامي مديريت است.

براي افزايش درصد پيشنهادات قبل از هر چيزي بايد معتقد شد كه كاركنان مي‌توانند پيشنهادات ثمربخش را ارائه دهند، كاركنان نيز بايد همين اعتقاد را پيدا كنند. براي آن كه بتوان پيشنهادات بيشتري را از افراد دريافت كرد انجام اقدامات زير ضروري است:

1-    به همه افراد اطمينان داده شود كه همه پيشنهادات آن‌ها به دقت خوانده مي‌شود و تا حد ممكن سعي مي‌گردد نكات جديدي از آن استخراج گردد.

2-    به پيشنهادات پاداش مناسب داده شود، به هر پيشنهادي به نسبت تأثيري كه در صرفه‌جويي و حفاظت از بيت‌المال، بهبود كار، افزايش بهره‌وري تقويت احساسات مذهبي و ملي، خلاقيت و نوآوري، همگاني نمودن خودكنترلي دارد، جايزه و پاداش مناسب داده شود.

3-    به شخصيت پيشنهاددهنده احترام گذاشته شود، زيرا ارائه پيشنهاد نتيجه علاقه‌اي است كه فرد به سازمان و محيط كارش دارد.

4-    حتي اگر پيشنهاد مكرر كارمند، كم‌ارزش است، باز يابد به او پاداش داد تا ديگران نيز به ارائه پيشنهادات علاقه‌مند شوند، ارزنده‌ بودن فقط ده درصد از پيشنهادات نيز براي موفق‌ شدن سازمان كافي است.

5-    نه تنها با حرف بلكه با عمل نيز بايد به افراد ثابت كنيم پيشنهادات ارزنده آنان مورد توجه قرار مي‌گيرد.

6-    اگر با صراحت اعلام كنيم كاري را انجام نمي‌دهيم، زيانش به مراتب كمتر از اين است كه خود را علاقه‌مند و آماده براي اجراي پيشنهادات نشان دهيم ولي در عمل اقدامي نكنيم، زيرا افراد احساس مي‌كنند كه بازيچه قرار گرفته‌اند و از اين بابت بسيار ناراحت و خشمگين مي‌شوند.

7-    پيشنهادات مؤثر ارائه شده، در اولين فرصت عملي شود، تا مزد محصول انديشه خود را ببيند و ديگران نيز تشويق به ارائه پيشنهاد شوند.

8-    از تك تك پيشنهاددهندگان قدرداني جدي به عمل آيد.

9-    به افراد كمك كرد تا بتوانند پيشنهادات خود را تدوين كنند.

10- كارت‌هاي مخصوص پيشنهادات تهيه كرد، به گونه‌اي كه حالت سؤال برانگيز داشته باشد و افراد را به تفكر وادارد.

11- براي ارائه پيشنهادات بهتر به افراد آموزش و آگاهي داد.

12- دامنه پيشنهادات كشوري، و به افراد آزادي انديشه داد.

13- كاركنان را به نوشتن نظرياتشان تشويق كرد.

14- از ناراحتي‌هاي افراد مطلع شد و آن‌ها را رفع كرد تا فكر كاركنان آزاد باشد.

15- علاوه بر تقديم جايزه به افرادي كه نظريات و پيشنهادات بسيار خوبي را ارائه داده‌اند نام و عكس آن‌ها را در روزنامه، بولتن دستگاه اداري متبوع، نشريات داخلي يا محلي، تابلوي اعلانات ...، بنر چاپ و نصب كرد.

16-پيشنهادات را با ميل و رغبت پذيرفت و در همه حال آماده شنيدن و دريافت پيشنهادات همه افراد بود.

17- اجازه نداد كه نظرات افراد در ميان جمع، كم اهميت جلوه كند.

فهرست منابع:

1-    اصول مديريت بازرگاني (علي رضائيان)

2-    مديريت عمومي (مهدي الوافي)

3-    اصول مديريت توجه علوي (مركز آموزش مديريت دولتي)

4-    نهج‌البلاغه نامه 53

5-    نهج‌البلاغه حكمت 54

6-    نگرشي بر مديريت در اسلام- مركز مديريت دولتي

7-    تحليلي از مديريت اسلامي در پنج سال حكومت علي(ع)

 

 

چهارشنبه 16 بهمن 1387 - 15:45


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری