سه‌شنبه 21 آذر 1396 - 23:37
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

نظام پيشنهادات

 

روابط عمومي اداره کل تبليغات اسلامي استان همدان

 

تحول اداري ، چرا وچگونه ؟

 

 

 مادردنيايي زندگي مي کنيم که تحت تاثيرعصر ارتباطات به آن دهکده جهاني لقب داده ا ند وباتوجه به نياز شديد به وجود آمده به طورطبيعي دا ئما درحال تغييروتحول است .

پيشرفتهاي عظيم وشگفت آورعلم وتکنولوژي ، نظامهاي اداري را به سرعت در مسير تحول قرارداده تا جائيکه اين تغييروتحول ديگر جزءلاينفک آنها قرارگرفته وبا سرعت فزاينده اي ادامه خواهد داشت درغير اينصورت محکوم به فنا خواهند بود.

وقتي که مجموعه يک نظام درحال تحول باشد ، نظامهاي فرعي وابسته هم خواه ناخواه بايد با تحولاتي که در مجموع نظام ايجاد مي شود هماهنگ گردند و درصورت عدم وجود هماهنگي بايد ازدورفعاليت خارج شوند به عبارت ديگرعامل بقاء هرسازماني ايجاد تحولاتي مطلوب يا نوآوريهايي مفيد است .

اگر بگوئيم بزرگترين مسئله اي که امروزه هرسازماني با آن روبرو است موضوع تحول و دگرگوني مي باشد اغراق نکرده ايم .

قبول تحول دردنياي متحول عصرحاضر يکي از بزرگترين عوامل دوام و بقاي هر سازماني است . وقتي بحث ازتحول درسازماني مي شود منظور فقط تغيير در نظام مادي سازمان و يا سيستم اجتماعي به تنهايي نيست بلکه منظوراين است که درهردو سيستم با توجه به ضرورت تحول ، پيشرفت تکنولوژي ،تغييرآداب ورسوم ، فرهنگ وعقايد همگام وهمراه با يکد يگر تحول و دگرگوني ايجاد شود.

مديراني که ازتحول فرار مي کنند ، شعار، ابزارکار و هدفي ثابت درنظر گرفته اند تيشه به ريشه خود مي زنند .        

 طرح ريزي براي ايجاد تحول درسازمانهاي اجتماعي يکي از ضروريات است ، اما مشکل فقط اين نيست که به دنبال ايجاد  تحول باشيم بلکه مهمتر اين است که چگونه تحول را پي ريزي نمائيم ،چه روشي براي دگرگوني اختيار کنيم و چگونه نتيجه آنرا پيش بيني نمائيم تااجرايي و قابل قبول باشد.

روشهاي تحول :

حجم، نوع وظيفه کاري ،ماهيت وشکل فعاليت سازمانها مي طلبد که ازروشهاي مختلفي براي ايجاد تحول درسازمانها بهره گرفته شود، اما اشتباه بزرگي که امروزه بعضي ازدست اندرکاران مسئله تحول در سازمانها مرتکب مي شوند اين است که نسبت به کليه متغيرهاي آشکار و پنهاني که درسازمان وجود دارد به حد کافي توجه نمي کنند وبا کپي برداري از ديگرسازمانها تصور مي کنند اگربا برگزاري چند کلاس مرتبط وغيرمرتبط شغلي درميزان ساعات دوره هاي گذرانده کارکنان تغييري ايجاد شود به تبع آن تحول نيز صورت خواهد پذيرفت .با اين پيش ذهن کارکنان را براي آموزشهاي مختلف به کلاسهاي متفاوت مي فرستند وبعدازگذراندن کلاسها با همان انتظاراتي که رييس ومرئوس ازآنها داشتند درشغل قبلي به کار خود ادامه مي دهند، طبيعي است چون محيط خدمت ،انتظارات و ديگر متغيرها ي سازمان ثابت مانده اند شخص آموزش ديده (درصورتيکه حتي آموزش هم درراستاي کار او باشد ) قادر به ايجاد تحول وبکارگيري آموخته هاي خود نخواهد بود.

اگربخواهيم عامل تحول را دريک سازمان به مرحله اجرا بگذاريم بايد رفتار سازماني وعملکرد افراد را هم زمان وهماهنگ با يکديگر مطالعه نمائيم وتحول را درهر دورفتاربوجود آوريم تا نتيجه مثبت حاصل گردد. بنابراين عمل تحول وقتي نتيجه بخش خواهد  بودکه هردورفتارسازماني وافراد با يکديگرهماهنگي داشته ودرجريان تحول قراربگيرند .

در اينجا به منظور آشنايي با روشهاي تحول آنها را به تفکيک مورد بررسي قرار مي دهيم .

الف) آموزشهاي انفرادي :

ازمهمترين هدفهاي آموزش انفرادي افزودن کارايي افراد سازمان به همراه آشناکردن کارمندان با فنون جديد وتغيير دررفتارافراداست .

 در اين روش امکان دارد بتوان شخصيت افرادرا تغييرداده وزيربناي جديدي براي ايفاي نقشي که درسازمان به عهده آنها گذاشته شده است بسازيم اما صرفا با تغيير دادن شخصيت افراد نمي توان عمل تحول را آنطورکه مدنظراست درسازمان به اجراء درآورد چون افراد پس ازآموزش ، مجددا درسازماني ادامه کار خواهنددادکه فعاليت برسياق گذشته مي باشد وتغييري درآن به وجود نيامده است پس بعيد ودورازذهن نيست که افراد متخصص ازکارکناره گيري کرده وخودرا ازقيودي که باعث ناراحتي فکري آنها ميشوند رها سازند.

ب ) کلاسهاي آموزشي بلندمدت درداخل يا بيرون سازمان

تشکيل کلاسهاي بلندمدت آموزشي مي تواند افراد را به اطلاعات جامع وارزنده اي مجهز کند، اين فراگيري اثراتي مطلوب درافراد به وجود خواهدآورد. شرکت دردوره هاي آموزشي متوالي دردرازمدت براي کليه افراد سازمان امکان پذير خواهد بود وهمچنين اثرات بلند مدت خودرا نيزبرسازمان خواهدگذاشت البته به منظور بهره برداري بهتر بايد تکيه برآموزش مطالبي باشد که نياز اوليه وجدي سازمان درآن نهفته است .

 بايددرنظرداشت اين روش بعلت آنکه دردراز مدت اجراء مي شود تاکليه کارکنان بتوانند درکلاسها شرکت نمايند مستلزم هزينه اي گزاف ميباشد وکمتر سازماني توان اجراي آنراخواهد داشت.

ج) ايجاد تحول دررفتارکارکنان هم رديف دريک زمان

به تجربه ثابت شده است که اجراي اين روش مخصوصا اگر درراستاي فعاليتهاي جاري بخش مربوطه باشد به دلايل مختلف بهترين واجرايي ترين روش براي ايجاد تحول دريک سازمان مي باشد ازجمله اين دلايل مي توان به موارد زيراشاره کرد:

1-      تمايل افراد به تحول به صورت گروهي ازتمايل افراد به تحول ودگرگوني به طور انفرادي بيشتر است .

2-        تغيير رفتار همکاران هم پايه دريک سازمان درتغيير رفتار ديگرطبقات سازمان آثار مثبتي خواهدداشت .

3-      چون همکاران هم پايه به صورت جمعي درمسيرارتقاء وتحول قرار مي گيرند جايي براي حسادت بين آنها باقي نمي ماند . 

آثار اين نوع آموزش درامر تحول مثبت وهمچنين درجهت ارتقاء سطح ارتباط بين کارمندان وتغيير رفتارافراد سازمان بسيار موثرمي باشد.

مسئوليت مديران درايجاد تحول:

موفقيت آينده هر سازماني بستگي به درک ، تعامل ، نحوه طرح ريزي وايجاد انگيزه تحول درافراد وهمچنين نحوه اجراي طرح تحول دارد.

 شرط لازم براي ايجادتحول دريک سازمان ، احساس ضرورت واحتياج به تحول است. مديري شايسته است که دائما درفکر ايجاد تحول درسازمان خود باشد وعملا نيز درآماده سازي زمينه اجراي آن بکوشد. براي ايجام اين امرقبل ازهرکاري بايد محيط را براي قبول تحول آماده نمود تاجائيکه افراد سازمان تحول را امري عادي تلقي کرده وآنرا باور نمايند.

مديري که مسئوليت سازمان رابه عهده دارد وهمچنين معتقد به ايجادتحول درحوزه تحت مديريتش مي باشد قبل ازاينکه بخواهد دست به تحول بزند بايد به چند سئوال پاسخ بدهد.

1-      خود، زيردستان ، محيط وامکانات آمادگي کامل براي اجراي چنين برنامه اي را دارند؟

2-   چه کسي وباچه سطح معلوماتي بايد ابتکارعمل انجام تحول را به عهده بگيرد؟ آيا  از نظرسطح معلومات ، تخصص وعقيده شخصي به تحول درسطح انجام اين پروژه سرنوشت ساز هست ؟

3-      چه فرد يا افرادي ممکن است دست به ايجاد موانع درراه انجام تحول بزنند؟

4-      زمان مناسب براي شروع کارچه زماني است ؟

5-      آياامکانات کافي براي ايجاد تحول دراختيار هست؟

6-      پس ازپايان طرح قراراست سازمان ازکدام نقطه به چه نقطه اي برسد يا بعبارت ديگربازخورداين فعاليت چه خواهد بود؟

مديربايد براي کليه اين سئوالات وسئوالاتي مشابه جوابهايي مناسب پيداکند وکارکنان خودرا توجيح نمايد تاسازمان رابراي ايجادتحول آماده سازد.

تحول وعوامل انساني :

اغلب ديده مي شود که درزمان تنظيم طرح براي تحول ، عوامل انساني ناديده گرفته مي شود درصورتيکه بي شک عوامل انساني ازمهمترين شاخصه هاي تحول مي باشد .

گروهي ازافراد سازمان باانجام تحول مخالف هستند ومعتقدند نظام حاضر بهترين سيستم است ،بعضي درصورت تمايل هم قادرنيستند خودرا بانظام جديد هماهنگ نمايند برخي ديگردرجهت اجراي تغييروتحول تلاش فراوان خواهند کرد.

از آنجائيکه اين مسائل باتفکرات وعقايد انسان سروکاردارندونيازها وانگيزه ها متفاوت مي باشد نمي توان راه حلي مطلق ، دقيق ويکسان براي تمام سازمانها توصيه کرد اما مي توان بانشان دادن راهکارهاي مناسب به افراد فرصت دادتاخودرا باتحول ونظام جديد تطبيق دهند . ازجمله اين راهها مي توان به موارد زير اشاره کرد:

1-      بااجراي طرح آزمايشي تحول ، به کارکنان نشان داده شودکه سيستم جديد قابل اعتماد واجرايي است.

2-      ترک عادت نيازبه زمان داردپس بايد فرصت براي اين تغيير به افراد داده شود.

3-      وضع حال ، وآينده بهترسازمان درصورت اجراي طرح را براي کارکنان توجيح نمائيم .

4-      علاوه برمشورت باافراد ، آنهارا باتوجه به توانائيهايشان درانجام تحول سهيم نمائيم.

5-      تاجائيکه امکان دارد بايد از به خطرافتادن اعتبار ، موقعيت ودرآمد افراد پرهيزشود.

6-      اهداف نهايي سازمان ازاجراي تحول به صورت شفاف مطرح شود.

درخاتمه ضروري است تاکيد گردد باشتاب سريع و روزافزون علوم وتکنولوژي دردنياي امروزايجاد تحول درهر سازماني امري اجتناب ناپذيراست درغير اينصورت ازقافله درحال حرکت عقب خواهد ماند ليکن بايد دقت داشت تاانجام هرطرحي بدست کسي سپرده شودکه تخصص آنرا داشته باشد تابه نتيجه مطلوب برسد والا بي شک سازمان به بيراهه رهنمون شده وصرفا ظاهري مورد پسند ازتحول رامشاهده خواهيم کرد که بااندک دقت وکنکاشي فرو خواهد ريخت .

خسرو نوروزي منعم

 

 

يكشنبه 15 دی 1387 - 11:45


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری