جمعه 28 مهر 1396 - 19:38
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

نظام پيشنهادات

 

حسين شعباني
معاون اداري و مالي اداره كل تبليغات اسلامي اردبيل

 

بهبود مديريت و سازمان

 

 

هدف از تحول چيست ؟

هدف  اين مقاله بررسي روابط و وابستگيهاي موجود بين بهبود مديريت و سازمان است به نحوي كه اين امر بتواند مديران و متخصصان را در بهبود سازمان نسبت به تهيه طرح و برنامه با حداكثر سودبخشي رهنمون باشد .

طي بيست سال گذشته، مفهوم بهبود مديريت انتظار مختلف را به خود جلب كرده است بهبود مديريت شامل يك سلسله فعاليتهاي گوناگون مانند كارآموزي ، مشاوران ، آموزش ، مرخصي از كار براي مدت معين و برنامه ريزي شغلي مي باشد .در اين مقاله بهبود مديريت اساسا ازنقطه نظر تعليم و تربيت مورد بحث قرارمي گيرد .

هر چند بهبود سازمان مفهوم جديدي است معذالك تاكنون توجه و علاقه بسياري را به خود معطوف كرده است .

اساس و ماخذ هر دو روش  بهبود مديريت و بهبود سازمان ، بر اين فرضيه بنا شده است كه موثرترين فرد در سازمان كسي است كه بطور دائم به آموزش ادامه مي دهد و نظرات ، دانش و مهارتهاي خود را توسعه و بهبود مي بخشد. اولين سوالي كه پيش خواهد آمداين است كه : تحت چه شرايطي مي توان به بهترين وجه اطلاعات لازم ، مفاهيم و مهارتهاي گوناگون را براي رسيدن به بالاترين درجه اثر بخشي آموخت ؟

تربيت مديران اصولا بر مبناي فرد استوار است ، بدين ترتيب كه مديران به منظور شركت در سمينارهاي مديريت و يا كارآموزيهاي آزمايشگاهي براي مدتي محل كار خود را ترك مي كنند و هر فرد بر اساس تخصصهاي خود در دوره اي شركت مي جويد ودر نتيجه تغييراتي در آنها پديدار مي شود كه اثرات مفيدي مانند بهبود روابط مديران با يكديگر و كارمندان آنها و اصلاح روشهاي تصميمگيري خواهد داشت . از جمله اثرات ديگري كه پديدار مي شود، عكس العمل كارمنداني است كه در سمينارهاي مذكور شركت نكرده اند ، براي اين كارمندان قبول و درك رواني تغييرات مديران مربوط بسي دشوار مي نمايد . بسياري از مواقع كارمندان به علت عدم سازش با موقعيت جديد در صددبر مي آيند كه بنحوي از كارها و تصميمات جديد مدير جلوگيري به عمل آورند . مديران پس از آموختن و به دست آوردن اطلاعات جديد ، احتمالا متوجه مي شوند كه استفاده از منابع تازه بسيار دشوار خواهد بود و چون امكان دارد به علت عدم درك روشهاي جديد اعضاي سازمان و همكاران آنها را نپذيرند ، براي مديران ساده تر است كه براي تطبيق با انتظارات كارمندان به ادامه روشهاي قديم و استفاده از اطلاعات قبلي بپردازند.

در صورتي كه همكاران و اعضاي سازمان درك كنند كه مديران به چه نحو تصميم دارند محيط كار و روابط افراد را بهبود بخشند ، از آنها حمايت و پشتيباني كرده و كارآموزي در محيط بهتري انجام مي گيرد ودر نتيجه اثرات مفيدتري براي سازمان خواهد داشت . براي تغيير و بهبود وضع يك سازمان ، پشتيباني كارمندان يكي از شرايط لازم به شمار مي رود ، در غير ايصورت ، كارآموزي شخص مدير به تنهائي بي تاثير بوده و يا اثر بخشي اندكي در توسعه يك سازمان خواهد داشت .بنابراين براي توسعه سازمان به وجود آوردن نظامي كه از احتياجات آن سازمان حمايت كند ، از ضروريات به شمار مي رود.

اين نظام بر اثرات كارآموزي برروي افراد سازمان ، شامل بوجود آوردن محيط بهتري براي روابط بين افراد هم مي باشد . براي مثال در نتيجه كارآموزي و بهبود روابط انساني ، گروهها احتمالا كارمفيد تري انجام خواهند داد، به مسائل مختلف با ديد بازتري خواهند نگريست و قوه خلاقه اي را بوجود خواهند آورد .همينطور تشكيل گروه در كارآيي سازمان اثر بسياري دارد ، ولي بايد در نظر داشت كه موثر بودن سازمان احتياج به شرايط و ضوابطي بشتر از موثربودن گروه دارد . بنابراين لازم است كه به تعريف معني كليتري از بهبود سازمان بپردازيم . بهبود سازمان چيست ؟ بهبود سازمان فرآيندي است كه افزايش اثر بخشي سازمان را از طريق توام كردن هدفهاي فرد و سازمان عملي مي سازد .

اين فرآيند كوششي است در جهت يك تغيير برنامه ريزي شده كه بر گيرنده كل سيستم در يك دوره از زمان بوده و به ماموريت سازمان مربوط مي شود.

مهمترين عواملي كه در اين تعريف مشاهده مي شود ، عبارتنداز اينكه اولاٌ بهبود سازمان يك جريان و مجموعه اي از اقدامات مي باشد ، ثانياٌ يك تحول و تغيير برنامه ريزي شده است ، ثالثاٌ در كل سازمان عملي مي گرددو سرانجام با ماموريت سازمان مرتبط مي باشد.

بهبود سازمان جريان مداومي است براي بهبود بخشيدن روشهاي مختلف سازماني و به وجود آوردن محيطي مساعد براي غلبه بر مشكلات سازماني .

تحول تكنولوژيكي در صنعت غالباٌ با برنامه ريزي قبلي همراه بوده و از اهميت نسبتاٌ قابل توجهي برخوردار است از طرف ديگر هرگاه تحول سازماني با سنجش قبلي انجام نگيرد در اغلب موارد نتيجه مطلوبي كه معمولاٌ تحول تكنولوژي بوجود مي آورد ، حاصل نخواهد شد . توسعه و بهبود سازمان روش كمك كننده اي است كه با برنامه ريزي تحولات سازماني و انجام و ارزيابي تغييرات مزبور مي تواند نتيجه مطلوبتري را به سازمان ارائه دهد.

براي بدست آوردن با ارزشترين نتيجه از بهبود سازمان ، تمامي افراد سازمان بايد در آن مشاركت فعالانه داشته باشند، دليل اين امر واضح است ، چون يك سازمان شامل سلسله مراتب به هم پيوسته مختلف مي باشد و هر تحولي كه در يك سطح و يا يك دايره صورت مي گيرد ، عملا در بقيه سطوح و دواير نيز اثر دارد بنابراين لازم است كه افراد سطوح مختلف براي تحول در اقدامات مربوط شركت جويند . مقايسه بهبود مديريت و بهبود سازمان  مفهوم بهبود سازمان بوسيله مقايسه و سنجش آن با روش سنتي تري چون بهبود مديريت با روشني بيشتري توصيف خواهد شد . اين مقايسه را مي توان در موارد مختلف زير مورد بررسي قرار داد:

- هدفها

-  دلايل آغاز بهبود مديريت ويا بهبود سازمان

-  مشكلات مربوط

-  استراتژي ايجاد تحول

-  محدوده زماني

-   شرايط متخصصان

-  مسائل و انتقادات

هريك از اين موارد براي تشخيص رابطه بهبود سازمان در زير مورد بحث قرار مي گيرد . هدفها  هرچند هدف كلي بهبود سازمان و مديريت تواما معطوف به ارتباطات برنامه ريزي انگيزش و هماهنگي مي باشد ، ولي هدفهاي اين دو استراتژي با هم تفاوت دارند براي مثال ، بهبود مديريت يك سازمان شامل مقاصد و هدفهاي زير خواهد بود :

1 0 انتقال عقايد و فلسفه هاي سازمان از طريق تجديدنظر در اصول ،رويه هاو اعمال

2 0 بوجود آوردن محيط عملي براي مهارتهاي مديريت كه منجر به بهبود اقدامات سازماني و همكاري در سازمان خواهد شد .

3 0 ازدياد قدرت برنامه ريزي ، هماهنگ كردن ، اندازه گيري و سنجش كارها و نظارت بر امور واحدهاي سازمان .

4 0 بهبود بخشيدن مهارتها در تجزيه و تحليل مسائل و امور تصميمگيري .

5 0 آگاه بخشيدن مديران در مورد وظايف و روابط آنها در سازمان .

از سوي ديگر در بهبود سازمان هدفهاي زير دنبال مي شود :

(1)  ايجاد يك فضاي باز و مساعد در سازمان براي حل مسائل و مشكلات

(2)  تكميل اختيارات ناشي از مقام بوسيله شايستگي و دانش و تخصصي

(3)  نزديك ساختن هر چه بيشتر مراجع مسوؤل تصميمگيري و حل مسائل و مشكلات ، به منابع اطلاعاتي

(4)  ايجاد اعتماد بين افراد و گروهها در سازمان

(5)  كاهش دادن رقابتهاي ناسالم و به حداكثر رساندن همكاريهاي سازنده

(6)  ايجاد يك سيستم تشويق و پاداش براي نيل به هدفهاي سازمان

(7)  ياري دادن مديران بر اساس نيازها و هدفها ، بدون توجه به تجارب گذشته

(8)  ايجاد روح كنترل فردي در كاركنان

(9)  نوسازي سازماني بطور مداوم و پيوسته

از دو توجيه ذكر شده چنين مشهود مي شود كه هدفهاي بهبود مديريت و بهبود سازمان با يكديگر تفاوت دارند بهبود مديريت مي كوشد تا مديران را قادر سازد كه بهتر و شايسته تر دين خودرا نسبت به سازمان ادا نمايند . از طرف ديگر ، بهبود سازمان مي كوشد موقعيتي را بوجود آوردكه مديران بتوانند در آن موقعيت وظايف خود را به درستي انجام دهند . هرچند ايجاد اين دو روش تفاوتي واضح دارند ولي هدف نهايي آنها مشترك مي باشد ، هر دو مي كوشند كه اثر بخشي سازمان را افزايش دهند و امكان دارد كوشش خود را بر تغيير استراتژي مديريت در سازمان متمركز كنند و هر دو روش بهبود ممكن است هدفها و مقاصد اوليه مختلفي داشته باشند، ولي با هم منافات نداشته ، بلكه ، مكمل يكديگر مي باشند . دلايل آغاز بهبود مديريت و سازمان 

يك عامل محرك براي شروع برنامه بهبود مديريت اين است كه مديريت عالي يا قسمت كارگزيني متوجه شده است كه نقصهايي در سازمان وجود دارد و يا مديران احتياج به آشنايي بيشتر با تحولات جديد دارند. براي مثال ، ممكن است سرپرستان جديد احتياج به آموختن مواردي درباره اداره كاركنان خود داشته باشند ، يا وقتي مديري از واحد ستاد به واحد صف انتقال پيدا مي كند امكان دارد كه درباره مقام جديدش اطلاع كافي نداشته باشد . اين قبيل احتياجات ضرورت پيشنهاد برنامه هاي كارآموزي براي مديران را نشان مي دهد تا آنان بتوانند شايستگي و صلاحيت خودرا در نقشهايي كه ايفا مي كنند، افزايش دهند.

شركت در يك برنامه كارآموزي فرصتي براي شخص و سازمان بوجود مي آورد تا تحول سازماني امكانپذير گردد. هرزمان اينگونه تغييرات كار عادي يك مدير را قطع كند ، ممكن است وي عكس العملي مبني بر تفاوت نشان دهد ، يكي از راههايي كه مي توان از اينگونه مقاومت ها جلوگيري كرد اين است كه مدير مزبور را كاملا در جريان امر تصميمگيري قرار داد، يكي از شيوه هاي شركت دادن اشخاص در جريان تصميم گيري اين است كه مقامات سازمان وقت قابل توجهي صرف مصاحبه بااكثر مديران خود بنمايند و با مشورت و همكاري آنها نسبت به انتخاب نوع برنامه كارآموزي كه خود آنان شركت كننده آن هستند اخذ تصميم كنند.

دلايل شروع بهبود سازمان علاوه بر دلايل بهبود مديريت شامل موارد زير مي باشند:

1-     عدم همكاري مابين دودايره و يا دو بخش سازمان .

2-     عدم تطبيق مسوؤليت و اختيار يك شخص نسبت به مقامش .

3-     اختلاف نظر بين كارمند و مدير .

4-     تحولات جديد تكنولوژي.

مشكلات شروع بهبود سازمان 

با وجودي كه امكان دارد احتياجي مبرم دليل تصميم براي بهبود سازمان باشد، ولي شروع آن احتمالا با مشكلاتي مواجه خواهد شد، تصميم براي بهبود سازمان مستلزم استفاده از كل سيستم سازمان و تعهد نسبت به نوسازي آن مي باشد در بعضي موارد بهبود سازمان شامل يك پروژه موقتي براي كارمعيني نيست ، بلكه شامل يك كوشش همگاني براي انجام وظيفه موثرتر افراد در يك سازمان است . در بهبود سازمان مساله تعهد مهمتر از آن است كه در مورد بهبود مديريت عنوان گرديد. چند استراتژي براي تحول  درسالهاي اخير، شاهد بوجود آمدن شيوه هاي مختلف بهبود مديريت و بهبود سازمان بوده ايم، بعضي از روشها را مي توان در هر دو مورد استفاده كرد، ولي برخي صرفاٌ  مناسب و در خور بهبود مديريت و يا بهبود سازمان مي باشد .

در بهبود مديريت، استراتژيهايي كه باعث تحول مي باشد، تاكيد بر شركت مديران در فعاليتهاي آموزشي دارد. در اين مورد يك مدير بايد براي يك مدت معين كاملاٌ از محيط كار سازمان دور باشد تا بتواند فكر خودرا بر ازدياد معلومات و مهارتش متمركز كند ، استراتژي ديگر تحول ، گردش شغلي است كه باعث مي شود يك مدير در پستهاي مختلف يا وظايف گوناگون يك سازمان آشنا شود.

بعضي ديگر از انواع استراتژيهاي تحول شامل موارد زير مي باشد :

1-  شركت در كنفرانسهاي مختلف سازمان براي تطبيق بيشتر با دانش جديد مديريت

2-  شركت در كارآموزيهاي اختصاصي كه اغلب در خارج از سازمان تشكيل مي شود.

3-  شركت در آموزشهاي مكاتبه اي  .

4-  شركت در برنامه هاي دانشگده ها و دانشگاههاي مختلف براي اخذ درجه تحصيلي بالاتر براي بهبود سازمان ،استراتژيهاي مختلفي وجود دارد كه اساس آنها بر برنامه ريزي و توسعه روشهاي تحول در فرهنگ سازماني بنا شده است . از انواع مختلف استراتژيهايي كه براي بدست آوردن نتيجه مطلوب مورد استفاده قرارمي گيرند ، مي توان به شرح زير نام برد:

الف- تشكيل گروهها براي آموزش .

ب -ايجاد تغييردر تركيب و ساختمان سازمان .

ج- تحقيق و بررسي علمي .

د-برنامه هاي اختصاصي كارآموزي .

ه - به وجود آوردن رابطه اي بين گروهها و قسمتهاي سازمان براي آموزش و حل مشكلات بطورخلاصه ، استراتژيهاي بهبود مديريت شامل بهبود بخشيدن وضع كار يك مدير ، افزايش معلومات و مهارتهاي او و روابطش با بقيه افراد يك سازمان است و اساس استراتژيها بر آشنايي مدير با آموزشهاي جديد و كنفرانسها و سمينارهاي مختلف بنا شده است .

استراتژيهاي بهبود سازمان اصولا براي بوجود آوردن راهها و شيوه هايي است كه به تشخيص مشكلات سازمان ، برنامه ريزي روشهاي مختلف براي حل مشكلات آن و اجراي روشهاي گوناگون كمك مي نمايد.  زمان لازم  به واسطه ماهيت بهبود مديريت ، وقت لازم براي بهبود بخشيدن وضع يك مدير كوتاه ميباشد طولانيترين برنامه ممكن است براي دريافت يك درجه فوق ليسانس يا دكترا باشد كه از يك تا سه سال طول خواهد كشيد، كوتاهترين آن احتمالا كلاسهاي يك ساعته و يا دو ساعته است كه شامل سخنراني و بحث در موارد مختلف مي باشد .

با وجودي كه بهبود سازمان يك برنامه مداوم تلقي شده است ، ولي در مواقعي كه از مشاوران خارج سازمان براي بررسي و بهبود سازمان استفاده مي شود، زمان محدود و معين است ،پس از بررسي و مشاورت ، مشاوران خارجي بهبود سازمان ، ( مشاوراني كه عضوسازمان نبوده اند ) كه به پرورش كاركنان داخلي سازمان كمك كرده اند احتمالا از سازمان خارج خواهند شد ، اما دورادور بايد به انجام امور و نتيجه كار افراد سازمان نظارت داشته باشند و در صورت لزوم به رفع مشكلاتي كه كاركنان مربوط با آنها مواجه مي شوند ، كمك كنند. بنابراين ، بهبود سازمان يك عمل مداوم مبني بر بهبود بخشيدن و نوسازي وضع يك سازمان و تحول در كاركنان آن مي باشد . درنتيجه اين بهبود ممتد سرانجام به تحول روابط اجتماعي و فني مي انجامد و باعث انجام ماموريت و وظايف سازمان با روشي منظم و مرتب خواهد شد. متخصصان بهبود مديريت شرايط و ضوابط و بهبود سازمان  دو عامل بسيار مهم كه در موفقيت و شكست هر برنامه اي در بهبود مديريت نقش ارزنده اي را بازي مي كنند، عبارتند از: طرح و طرز انجام در برنامه مزبور مشاوران در ايفاي نقشهاي خود نه تنها بايد مهارت و استادي خاصي در مورد برنامه ريزي و رهبري جلسه هاي كارآموزي داشته باشند، بلكه بايد صاحب فهم و ادراك درباره نحوه پذيرش و بررسي افراد هم باشند ، بنابراين يكي از عوامل بسيار مهم و ضروري آن كه انتقال دهندگان تحول بايد داراي مهارت و دانش در روشهاي آموزشي باشند.

متخصصان بهبود سازمان اغلب داراي درجه هاي دانشگاهي در رشته بهبود سازمان نيستند ، بلكه تحصيلات آنها بيشتر در حوزه رشته هاي مختلف با تاكيد بيشتر بر علوم رفتاري بوده است . سوابق تجربي آنها بيشتر در قسمتهاي بهبود مديريت پرسنل، روابط صنعتي، تحقيق و بررسي پرسنلي و تربيت و پرورش كارمندان بوده است . بنابراين در حقيقت مهره اصلي شغل آنها  افراد انساني بوده اند .

در زمان حال موسسات مختلف تمايل بيشتري نشان مي دهند كه سرپرستي بهبود سازمان به عهده مديريت صف واگذار كنند اين خود كليدي است براي موفقيت ، زيرا استفاده صحيح از مديريت صف مستلزم همكاري بين گروههاي مختلف صف و ستاد است در اين كوشش همگاني ، متخصصان بهبود سازمان با همكاري مديران صف مشكلات سازمان تشخيص داده ودر صورت لزوم ، تحولي را بوجود مي آورند. متخصص بهبود سازمان مشاوره اي است كه به مدير و كارمندان او در مورد برنامه ريزي و تغيير و تحول كمك مي نمايند ولي اصولا برنامه ريزي و انجام آن از مسؤوليت هاي مدير مي باشد و تصميم نهايي و قطعي را بايد او بگيرد.

متخصص بهبود سازمان در طول انجام تغيير و تحول تنها نقش مشاورتي داشته ودر امور اجرايي دخالت نمي كند او راهنماي خوبي براي تشخيص دلايل مقاومت كارمندان و چگونگي رفع اينگونه مشكلات مي باشد

بطور كلي يك متخصص بهبود سازمان پنج خصوصيت كلي دارد:

1-  توانايي تشخيص مشكلات بطور دقيق .

2-  توانايي انجام كارها بعنوان تسهيل كننده وظايف سازمان .

3-  مهارت و درك در روشهاي مشاوره اي .

4-  درك واقعيت هاي تغييرات برنامه ريزي شده .

5-  مهارت و آگاهي از نحوه كاربرد علوم رفتاري و صلاحيت و شايستگي در كارآموزي آزمايشگاهي و تجارب آموزشي .

لازمه اثر بخشي كار يك متخصص بهبود سازمان دامنه وسيعي از معلومات و مهارتها ست كه از مهارت ها و معلومات متخصص بهبود مديريت بيشتر مي باشد .جمله مزبور دال بر اهميت بيشتر بهبود سازمان نسبت به بهبود مديريت نيست بلكه ميدان و فضاي بهبود سازمان پيچيده تر و متنوع تر مي باشد بنحوي كه مشكل به نظر مي رسد يك فرد باشد كه كاملا در جنبه هاي مختلف آن شايستگي داشته باشد. مسائل و انتقادات مانند اغلب برنامه هاي كارآموزي، مساله مهم در بهبود مديريت و سازمان اجراي برنانه هاي تعيين شده در محل كار مي باشد. در بهبود مديريت و  سازمان ، به وجود آوردن صحنه هاي حقيقي مشابه با آنچه در كارهاي روزانه سازمانها اتفاق مي افتد ، بسيار مشكل به نظر مي رسد .

مسائل ديگر كه بايد به دقت به آنها رسيدگي شود شامل موارد زير مي باشد :

1-  تابعيت بيش از حد متخصصان خارج از سازمان و پرورش ندادن افراد داخلي .

2-  عدم حمايت عملي مديريت عالي از برنامه هاي بهبود مديريت .

3-  عدم اهميت پروژه هاي دائمي در برنامه بهبود و توسعه .

4-  محدوديت شركت تمام سطوح مديريت در بهبود مديريت و سازمان.

5-  عدم اهميت و موقتي تلقي كردن امر بهبود سازمان .

6-  عدم علاقه مديران به انجام كارهايي كه مستلزم تغيير و تحول مي باشد .

نكته هاي ذكر شده مسائلي است كه رهبران يك سازمان با مشاورت و همكاري متخصصان تغيير و تحول مي توانند رفع كنند ، حل شدن چنين مشكلاتي راه هموارتري را براي انجام برنامه هاي تعيين شده بوجود مي آورد كه باعث موفقيت و نيل به هدفهاي اصلي برنامه بهبود مديريت و بهبود سازمان خواهد شد. خلاصه يك سازمان كارآ و مؤثر نياز به هر دو جنبه بهبود مديريت و بهبود سازمان دارد. در اين مقاله سعي شده است كه مختصات و تفاوت دو روش مزبور به وضوح بيان شود ودر اين مورد روش مقايسه اي مورد استفاده قرار گرفته است . بهبود مديريت و بهبود سازمان علاوه بر توافق ، مكمل يكديگر نيز مي باشند .بهبود مديريت بصورت مهره اصلي بهبود سازمان به كار مي رود ودر حقيقت يكي از اجزاي آن مي باشند كه با بقيه اجزا تفاوت دارد .

بطور خلاصه، بهبود مديريت و بهبود سازمان رابطه مستقيم و نزديك دارند. در جريان بهبود سازمان بدون شك مسائل و مشكلاتي پيش مي آيد كه مستلزم بهبود مديريت است . به همانگونه در بهبود مديريت افراد يك سازمان احتمالا متوجه نياز به بهبود وضع فردي و بهبود سازمان مي شوند. بطور كلي بهبود سازمان بايد بنحوي انجام شود كه تغييرات و تحولات مورد نياز با حمايت افراد به مورد اجرا گذارده شود.

 

چهارشنبه 1 آبان 1387 - 14:44


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری

 

از اين نويسنده يا گزارشگر