جمعه 2 تير 1396 - 18:24
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

نظام پيشنهادات

 

عليرضا قرائي

 

اصلاح و بهبود فرآيندهاي سازمان

 

با رويكرد گمبا كايزن

کار گروه نظام پيشنهادات

در ماده 5 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلايم ايران پيش‌بيني شده است كه 3/31 درصد از رشد سالانه اقتصادي كشور در طول سال‌هاي برنامه از طريق ارتقا بهره‌وري حاصل شود.

چگونگي تحقق اين امر در بخش‌هاي مختلف اقتصادي و نيز سهم هريك از بخش‌هاي اقتصادي در مناطق مختلف كشور از جمله فعاليت‌هايي است كه سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور متولي آن است. بديهي است كه دستگاه‌هاي اجرايي كشور نيز در شمول اين قانون قرار دارند.

اصلاح و بهبود فرآيندهاي كاري در سازمان موثرترين شيوه براي ارتقا بهره‌وري در آنهاست. عملياتي كردن اين روش در سال‌هاي اخير مورد توجه دستگاه‌ها به ويژه سازمان مديريت و برنامه‌ريزي استان‌ها قرار گرفته و با اقدامات به عمل آمده در دستگاه‌هاي دولتي در سطح برخي از استان‌ها دست آوردهاي قابل توجهي حاصل شده است.

با توجه به نتايج مطلوبي كه در اغلب كشورها به دست آمده به خصوص در كشورهاي آسياي شرقي در ارتباط با استفاده از مدل كايزن براي اصلاح و بهبود فرآيندها و نيز با توجه به نتايج اثربخش آن در دستگاه‌هاي استان‌هاي منتخب كشور اين مدل در سطح وسيع‌تري در چندين منطقه به كار گرفته شده است.

اصلاح و بهبود فرآيندهاي كاري در دستگاه‌هاي اجراي با رويكرد گمباكايزن با مشاركت گروه‌هاي حل مساله، در دستگاه‌ه پايدار شده و فرهنگ آن به مرور نهادينه شو. در اين ارتباط اعضاي گروه‌هاي حل مسأله در يك آموزش نظري و عملي مشاركت كرده و مفاهيم و روش‌هاي به كارگيري مدل را در ارتباط با بهره‌وري، كايزن، نظام آراستگي، مديريت فرآيند، حل مسأله به صورت گروهي، ابزارهاي آماري بهبود و كيفيت و مديريت ديداري را ياد مي‌گيرند و عملاً اقدام به اصلاح و بهبود فرآيندهاي منتخب مي‌كنند.

كايزن چيست؟

در زبان ژاپني كايزن يعني بهبود مستمر و گام به گام كه بر اساس مشاركت عمومي صورت مي‌گيرد و در مقابل بهبود يك باره يا تحول كاكوشين قرار دارد. اين مفهوم در ژاپن و برخي از كشورهاي ديگر امروزه كاملاً نهادينه شده و سهم قابل توجهي در موفقيت‌هاي زمان‌ها ايفا كرده است.

ايجاد بهبود از طريق مدل كايزن در كوتاه مدت نياز به هزينه زيادي ندارد ولي به دليل استمرار و تداوم آن در بلندمدت منجر به نتايج چشمگير مي‌شود. مشاركت رده‌هاي مختلف سازماني در گروه‌هاي حل مسئله به مرور زمان فرهنگ كايزن را در سازمان اشاعه مي‌دهد و اين تفكر كه هر روز بايد بهتر از روز قبل باشد سكون و بي‌حركتي را از بين مي‌برد برخي از مفاهيم اصلي براي تشخيص راهبرد كايزن و عمل به آن چه لازم است مديريت دستگاه‌ها آنها را در نظر بگيرند عبارتند از:

- مديريت و كايزن

- تاكيد بر فرآيند به جاي تاكيد بر نتيجه هدف

- پيروي از چرخه pdca (برنامه‌ريزي، اقدامف مميزي و اجرا= plan do check act

- اولويت بخشيدن به كيفيت در درجه اول

- اظهار نظر و تصميم‌گيري بر اساس اطلاعات و داده‌هاي درست

- اولويت دادن به دريافت كنندگان خدمات

مديريت درايجاد بهبود نقش اصلي را دارد ضمن اينكه تمام سطوح سازماني در ايجاد بهبود نقش دارند ولي اين نقش به تدريج كه به سطوح پايين سازماني مي‌رسد، كم‌رنگ‌تر مي‌شود برعكس در نگهداري بهبود مديريت سهم كمتر و سطح پايين‌تر نقش پررنگ‌تري دارند.

كايزن مروج انديشه فرآيندگرا است زيرا بهبود فرآيندها، بهبود نتايج را به دنبال خواهد داشت. بروز نارسايي در رسيدن به نتايج برنامه‌ريزي شده، نشانه وجود نارسايي در فرآيند است. از اين رو مديريت بايد با تشخيص خطاهاي فرآيند اقدام به اصلاح آنها كند.

برقراري چرخه pdca اولين گام در فرآيند كايزن است.

اين چرخه وسيله‌اي مطمئن براي تداوم كايزن و خط مشي‌هاي راهبردي و بهبود استانداردهاست. كيفيت خدمات ارايه شده به ارباب رجوع و دريافت كنندگان خدمات در مدل كايزن از اولويت بالاتري برخوردار است و توجه به اين امر نيازمند تعهد و قبول مسئوليت توسط مديريت و دست‌اندركاران فرآيند است.

گروه‌هاي حل مسئله براي شناخت دقيق مشكل و ارايه راه حل نيازمند اطلاعات و آمار صحيح هستند. بدون داشتن اطلاعات كامل و مطمئن نمي‌توان به زواياي مسئله آگاهي يافت. با جمع آوري اطلاعات درست درباره واقعيات جاري و تجزيه و تحليل آنها زمينه راه حل‌ها فراهم مي‌شود.

 

سه‌شنبه 6 آذر 1386 - 17:27


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری