چهارشنبه 25 مرداد 1396 - 17:42
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

نظام پيشنهادات

 

سيد داوود تديني
مسئول اطلاع رساني كارگروه نظام پيشنهادها

 

نظام پيشنهادها در برگيرنده مشخصه‌هاي مهم تحول اداري

 

فبشر عبادالذين يستعمون القول فيتبعون احسنه. (زمر:17)

به لحاظ ضرورت‌هاي تحول اداري و لزوم تحول مستمر در سازمان‌هاي دولتي بايد بيشتر از نيروهاي داخل هر مجموعه براي اصلاح امور استفاده شود. نظام پيشنهادها ابزار مفيدي براي تحول دروني و مستمر سازمان‌ها است و موجب مشاركت عمومي كارمندان مي‌شود. با اين حال ساختار كهن و ركود نسبي سيستم اداري باقي‌مانده از دوران گذشته با ماهيت پوياي نظام پيشنهادها مطابقت ندارد و بايد موانعي كه فراروي اجراي نظام پيشنهادها است شناسايي و حتي‌المقدور رفع شود.

نظام پيشنهادها را مي‌توان يك راهكار براي فريضه امر به معروف و نهي از منكر تلقي كرد. بنابراين تطبيق اين فريضه با نظام پيشنهادها و همچنين تلفيق آن با اصل 104 قانون اساسي (كه تشكيل شوراهاي اداري را توصيه مي‌كند) مي‌تواند اين شيوه مديريتي را با قوانين ملي و فرهنگ مردمي هماهنگ سازد و موجب بالندگي و رشد مطلوب‌تر نظام پيشنهادها يا شوراهاي اداري شود.

منظور از نظام پيشنهادها، مشورت و تبادل نظر بين كارمندان و مديران است كه به صورت ابزاري بين لايه‌هاي هرم قدرت در نظر گرفته مي‌شود تا انگيزه بهبود و تحول در همه افراد سازمان فراگير شود و عملكرد و وضعيت سازمان‌هاي دولتي بهبود يابد.

براي اجراي نظام پيشنهادها در سازمان‌هاي دولتي اول بايد موانعي را كه براي اجراي آن وجود دارد رفع كرد. نيز براي هريك از سازمان‌ها و مجموعه‌هاي دولتي، آيين‌نامه مناسبي بر حسب ساختار، وظايف و وضعيت سازمان تهيه شود و به دست افراد مطلع و معتمد به اجرا درآيد.

ارتباط تحول اداري با نظام پيشنهادها

تحول اداري، فرآيندهاي متعددي همچون مشاركت عمومي كاركنان، اصلاح ساختارهاي اداري، تناسب وظايف و اختيارات، توانمندسازي كاركنان و مديران، پاسخگويي دولتمردان در مقابل شهروندان، نظارت بر نظام اداري و توسعه شيوه‌هاي اطلاعاتي را دنبال مي‌كند. به نظر مي‌رسد مهم‌ترين ركن براي پيشبرد تحول اداري، تغيير آن از سياست‌هاي بروني و دستوري، به الگوها و روش‌هاي دروني است؛ يعني روش‌هايي كه از داخل هر سازمان نشأت گرفته باشد. براي شرح اين مطلب به سه مشخصه مهم تحول اداري اشاره مي‌شود:

الف) تحول فرآيندي مستمر است. زيرا جامعه انساني از جهات مختلف علمي، اقتصادي، فرهنگي، سياسي و اجتماعي تغيير مي‌كند. به‌ويژه در عصر ما تحولات سرعت روزافزون دارد. به طوري كه «پيتر دراكر» مي‌گويد در جهاني كه دستخوش تحول و دگرگوني است و امنيت آن هر روز در معرض تهديد است ابداع و ابتكار تنها راه بقاست.

ب) نوع تحولات مورد نياز در سازمان‌هاي مختلف به‌شدت متفاوت است. اين تفاوت به خاطر اختلاف سازمان‌ها از لحاظ وظايف، امكانات، سطح معلومات علمي و تجربي، ساختارها و قوانين ايجاد مي‌شود.

ج) براي شناسايي و رفع مشكلات هر سازمان بايد بيش از پيش به افراد همان سازمان اتكا كرد. زيرا نيروهاي داخل سازمان، هم به مشكلات به صورت عيني و روزمره برخورد مي‌كنند و هم شناخت بيشتري به وظايف و روابط رسمي و غيررسمي دارند. در ضمن استفاده از تجربيات و نظرات ايشان موجب دلگرمي و افزايش توجه آنها به اصلاح امور مي‌شود و حتي اگر بدانند چرا نظر اصلاحي آنان قابل اجرا نيست باز هم به علم و بينش آنها نسبت به محيط خود افزوده مي‌شود و با درك بهتر كار مي‌كنند.

نظام پيشنهادها هر سه مشخصه فوق را به‌خوبي پوشش مي‌دهد. امور فني و اداري امروزه تنوع و پيچيدگي‌هاي زيادي يافته است و پاسخ به اظهار نظر افراد مختلف در چگونگي اداره امور و استفاده از افكار همگان نيازمند همكاري و بررسي كارشناسي است. همچنين از نظر فرهنگ ديني به نظر مي‌رسد مي‌توان نظام پيشنهادها را يك راهكار منظم براي فريضه امر به معروف و نهي از منكر تلقي كرد. تشكيل شوراهايي مركب از كارمندان و مديران براي تأمين قسط اسلامي، همكاري در تنظيم برنامه‌ها و هماهنگي در پيشرفت امور نيز لازم است. با وجود تشكيل شوراهاي صنفي و شهري تاكنون شوراهاي اداري تشكيل نشده است. لذا پيشنهاد مي‌شود با تلفيق مباني نظام پيشنهادها و اصل 104 قانون اساسي و همچنين مفاهيم عالي امر به معروف و نهي از منكر، تحول اداري را در مسير مناسب قرار دهيم و نظام پيشنهادها را با قوانين ملي و عقايد و فرهنگ عمومي همراه و هماهنگ سازيم.

پيش‌نياز اجراي نظام پيشنهادها

نظام پيشنهادها به طور كلي مبتني بر اخذ نظر و پيشنهاد از افراد درباره چگونگي بهبود كارها و فعاليت‌ها، بررسي نظرات اخذ شده به وسيله افراد مطلع و معتمد، اجراي نظرات قابل قبول و بالاخره قدرداني از پيشنهاد دهندگان است كه همگي اين امور وسيله‌اي براي تحول اداري و ارتقاي كيفي و كمي فعاليت‌ها است. از سوي ديگر به نظر مي‌رسد سازمان‌هاي ما اساساً متناسب با اصل تحول‌پذيري طراحي نشده‌اند و معمولاً ساختاري با انعطاف اندك، مديريت با اختيارات محدود، وظايف غيرشفاف، قوانين مطرح‌نشده و بودجه محدود و غيرقابل انعطاف دارند. بنابراين براي تحول اداري بايد شرايط و معيارهاي اصلي را تعريف كنيم كه سازمان‌ها بتوانند يك مجموعه منسجم تشكيل دهند. همچنين بايد از قوانين و محدوديت‌هاي دست و پاگير بكاهيم. به هر حال اين محدوديت‌ها كه رفع آنها جزو اهداف تحول اداري است عامل محدودكننده نظام پيشنهاده به شمار مي‌رود و رفع آنها الزامي است.

در زير اين محدوديت‌ها و ديگر مقدمات اجراي نظام پيشنهادها شرح داده مي‌شود.

1-  اظهار پيشنهاد نيازمند ابتكار عمل يا نقد وضع موجود است و بنابراين بايد روابط مديران و كارمندان تا حدي صميمي و قانونمند باشد كه كارمند توان نقد و اظهار نظر سازنده و صريح را داشته باشد. يعني كارمندان بتوانند با آرامش خاطر نظرات خود را اظهار كنند. (البته با حفظ مقررات و سلسله‌مراتب و شرايط امر به معروف و نهي از منكر) و مديران نيز انتقادپذيري را در خود و زيردستان تقويت كنند و سخن حق را بپذيرند هرچند بر خلاف ميل و يا عادت آنها باشد. بنيانگذار جمهوري اسلامي ايران، امام خميني (ره) مي‌فرمايند: دولت‌ها بايد كاري بكنند كه جلب نظر ملت‌ها را بكنند. همه دولت‌ها بايد برگردند و خاضع بشوند در مقابل ملت.

2-  كمبود حقوق و مزاياي بيشتر كارمندان موجب كم شدن توجه آنان به وظايف اداري خود، از جمله بررسي روش‌هاي اصلاحي مي‌شود. لذا پيش‌بيني مي‌شود بيشتر نهادها در اوايل اجراي نظام پيشنهادها متوجه وضعيت مالي و رفاهي آنان خواهند بود و بايد اين پيشنهادها نيز در چارچوب نظام پيشنهادها پيگيري شود.

3-  بررسي برخي پيشنهاده نيازمند مطالعات كارشناسي نسبتاً مفصل يا انجام تحقيقات فني مربوط به آن است. گاهي نيز موضوع پيشنهادي مرتبط با فعاليت‌هاي مراكز تحقيقاتي نيست يا نيازمند تحقيقات نسبتاً كوچك است. لذا بايد كميته‌هاي نظام پيشنهادها اجازه صرف هزينه براي تحقيقات موردي و نسبتاً كوچك روي برخي پيشنهادهاي جالب را داشته باشند.

4- با پذيرش پيشنهادها و امتيازبندي آنها بايد از پيشنهاد قدرداني شود كه طريقه رايج آن اعطاي مزاياي مالي است، به طوري كه مبلغ پاداش متناسب با اهميت و تاثير پيشنهاد و زحمات پيشنهاددهنده باشد و هچنين پاداش در فاصله زماني مطلوب (نسبتاً‌كوتاه) بايد پرداخت شود. ضروري است سازوكار اجرايي آن در آيين‌نامه نظام پيشنهادها تبيين گردد.

5-  در اجراي نظام پيشنهادها چنانچه پيشنهادي به هر علت قابل پذيرش نباشد، بايد علت نپذيرفتن پيشنهاد رسماً و به صورت واضح به پيشنهاد دهنده اعلام شود. اين كار او را توجيه مي‌كند و مانع نااميدي او از ادامه كار مي‌شود.

6- با اجراي نظام پيشنهادها در يك اداره سازماني، گاهي پيشنهادهايي مطرح مي‌شود كه موجه و مثبت به نظر مي‌رسد ولي اجراي آنها در حيطه اختيارات آن واحد نيست (موانع قانوني يا آيين‌نامه‌اي براي اجرا نشدن آن وجود دارد. در اين صورت به جاي دفع پيشنهاد به علت وجود مانع قانوني، بهتر است موضوع به مرجع ذيصلاح ارجاع و خواسته شود كه در صورت صلاحديد، موضوع پيشنهاد را در بازنگري قوانين مربوطه لحاظ كنند و يا علت رد آن را توضيح دهند. البته اين حالت بايد با طي مراحل و مراتب اداري صورت پذيرد.

بنابراين، نظام پيشنهادها بايد در سطوح مختلف مطرح و اجرا شود تا چنان چه پيشنهادي در سطح يك اداره قابل قبول تلقي شده است ولي اجراي آن به تصميم‌گيري در اداره ديگر يا مرجع بالاتر نياز دارد، پيشنهاد مزبور به كميته ذيربط در اداره ديگر يا سطح بالاتر منعكس شود و قابل پيگيري باشد.

با اين حال در كشور ما فرآيند اصلاح قوانين و آيين‌نامه‌ها حتي قوانين عادي دشوار است و از آن دشوارتر يافتن مرجع قانونگذار است كه به شبهات وارده پاسخ گويد. به عنوان مثال فرض كنيد درباره بخشنامه صادره از سوي سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور، روش بهتري در يك اداره دولتي مطرح شود. در اين صورت انعكاس موضوع به سازمان و اصلاح آن، چه مراحل و مدتي را بايد طي كند و آن سازمان در چه مهلتي به اصلاحات پيشنهاد شده پاسخ خواهد داد؟

بنابراين شايسته است سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور خود پيشگام و الگوي تحول اداري و اجراي نظام پيشنهادها باشد.

حضرت امام خميني مي‌فرمايند: اگر يك ملتي همه قشرهايش باهم بودند و يكپارچه بودند هيچ قدرتي نمي‌تواند در مقابل آنها ايستادگي كند و آسيبي به آنها برساند... يك همچو ملتي كه ارتش‌اش با ملت‌اش يكي است، روسايش با ديگران برابرند، اينها همه خدمتگزار هستند نسبت به ملتشان، ملتشان از آنها پشتيباني مي‌كند. يك همچو ملتي از چي مي‌ترسد؟

 

چهارشنبه 2 آبان 1386 - 18:19


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری