سه‌شنبه 2 بهمن 1397 - 19:47
پر بازديدهاي اين گروه
  • موردي يافت نشد

مقاله

 

ميكائيل اسكندري

 

روابط عمومي نوين

 

اشاره

تكنولوژي به‌شدت و با حجم فراواني زندگي و محيط كار ما را تحت تأثير قرار داده است و بشر بدون تكنولوژي ديگر كاري از دستش ساخته نيست و به مقصد رسيدن تكنولوژي امروزه كاري غيرممكن به‌نظر مي‌رسد. بهره‌وري از تكنولوژيي كه ما را تحت‌الشعاع قرار داده است نيازمند دانايي است. دانايي سبب مي‌شود تا خطرات تكنولوژي و نيازهاي ما مرتفع شود. روابط عمومي‌ها نيز در اين‌ گردونه به تكنولوژي ارتباطات و اطلاع‌رساني به‌شدت نيامند شده‌اند. به‌طوري‌كه بخش عمده فعاليت اين واحد بدون بهره‌گيري از اين اطلاعات ميسر نيست. هدف از اين نوشته آشنايي با مباني و كليات بهره‌گيري از تكنولوژي مدرن در روابط عمومي است.

جريان بين‌المللي اطلاعات

1- اطلاعات و اطلاع‌رساني

قرن بيستم قرن ارتباطات بوده و قرن بيست‌ويكم عصر اطلاعات است. پس ما در پايان قرن ارتباطات و آستانه عصر اطلاعات قرار گرفته‌ايم و شناخت شبكه‌‌هاي اطلاعاتي، ‌ايجاد بانك‌هاي اطلاعاتي و جمع‌آوري اطلاعات ضروري است.

كشورهاي جهان اول به‌دليل داشتن 1- نيروي متخصص و آموزش‌ديده 2- تكنولوژي اطلاع‌رساني، جريان يكسويه اطلاعات را ايجاد كرده‌اند. به‌طوري‌كه اخبار از رسانه‌‌هاي اين كشورها (كشورهاي غربي عمدتاً) به‌ كشورهاي جهان سومي (جهان دومي) ارسال مي‌شود حتي اخبار جهان سوم ابتدا تهيه و دوباره به خودشان برگردانده مي‌شود.

بدون شك جريان يكسويه اطلاعات نتيجه جريان آزاد اطلاعات است كه كشورهاي مسلح به تكنولوژي اطلاعات را بر كشورهاي فقير مسلط مي‌كند و با گسترش تكنولوژي اطلاعات است كه جهان درحال قطع ارتباطات مستقيم است. با نگاهي به تاريخ روابط عمومي مي‌توان چنين برداشت كرد كه روابط عمومي در جريان تاريخي خود سه مرحله اساسي را در شرح وظايف خود طي كرده است. ابتدا وظايفي سياسي (ارشادي) داشت سپس عمده امور و تأكيد بر بعد اقتصادي (تبليغ) انجام گرفت و درحال حاضر از زاويه اجتماعي (اطلاع‌رساني) انجام وظيفه مي‌كند.

دست‌اندكار روابط عمومي بايد عمده‌ترين ويژگي‌هاي اطلاعات را به‌شرح زير بداند:

1- اطلاعات ضروري و بااهميت باشد.

2- تازه و جديد و سازمان‌يافته باشد.

3- با منافع، سلايق و مسائل مخاطبان مرتبط باشد و يا حداقل تضاد را داشته باشد.

4- با دقت تنظيم شود و واضح و روشن باشد.

همچنين اطلاع رساني بايد ويژگي‌هايي داشته‌ باشد:

1- صاحب تعصب و علايق خاص نباشد.

2- پيشينه و وجهه موردقبول داشته باشد.

3- با موضوع پيام آشنايي داشته باشد.

4- بايد متوجه همه مخاطبان باشد.

عناصر اطلاع‌رساني نيز در نگاهي كلي همان عناصر خبري (كه، كي، كجا، چه، چرا، چگونه) است،‌اما تأكيد بيشتر بر چه كسي؟ (پيام‌رسان)، چه مي‌گويد؟ (پيام)، به چه كسي؟ (پيام‌گير)، از چه راهي؟ (رسانه يا كانال)، با چه تأثيري؟ (عكس‌العمل) استوار شده است.

با آغاز عصر اطلاعات روابط عمومي مسئوليت‌هايي را در اين‌باره به‌ دوش مي‌كشد كه تعدادي را به‌شرح زير مي‌توان عنوان كرد:

1- آگاه بودن از افكار عمومي و افكار مخاطبان

2- شفاف‌سازي ارتباطي با تأكيد بر اطلاع‌رساني

3- جلب مشاركت و نظرخواهي در تصميم‌گيري‌ها

4- دوسويه كردن ارتباطات

5- پاسخگو كردن دستگاه

6- بسته‌بندي پيام متناسب با مخاطبان و موضوعات

7- چندرسانه‌اي عمل كردن

8- ضبط و ثبت اطلاعات

و...

بايد نظم اطلاعاتي ايجاد كرد تا عمده‌ترين ضرورت‌هاي اطلاعات بررسي و با اولويت تهيه و توليد شود.

2- رابطه ارتباطات و اطلاعات

بين ارتباطات و اطلاعات رابطه جزء و كل وجود دارد. هر اطلاعي ارتباط نيست، ‌اما هر ارتباطي اطلاع است و طي آن اطلاعاتي رد و بدل مي‌شود. پس براي برقراري ارتباط بايد اطلاعات داشته باشد. بدون اطلاعات ارتباط برقرار نمي‌شود و با اطلاعات ناقص و مجهول ارتباطات ناقص و مجهول و كور برقرار مي‌شود و اطلاعات ناقص به ابهامات، شايعات و هيجانات مي‌انجامد.

3- گردش اطلاعات در فضاهاي مستبد و آزاديخواه

كدام راه را مي‌پسنديديم جريان اطلاعات فقط از سوي ما انجام شود يا اينكه مخاطبان راهبري ما را به‌عهده بگيرند. انديشمندان ارتباطات معتقدند با اطلاع‌رساني صرف كه در واقع گرايش به تبليغ تجاري نيز دارد مُدپرستي و گرايش به سطحي‌نگري در جامعه توسعه مي‌يابد، اما اگر در جامعه‌اي جريان دوسويه اطلاعات در حال انجام باشد و بخصوص وقتي جريان اطلاعات را خواسته‌‌هاي مخاطبان رهبري مي‌كنند، بيگانگي عميقي بين مخاطب و پيام‌رسان ايجاد مي‌شود.

4- مدل‌هاي جريان بين‌المللي اطلاعات

الف: مدل مركز ـ پيراموني

در اين مدل جهان به دو بخش مركز و پيرامون تقسيم مي‌شود كه در مركز جوامع حاكم و در پيرامون جوامع وابسته اطلاعاتي به مركز قرار مي‌‌گيرند. (اين مدل را يوهان گالتونگ مطرح كرده است)

جوامع مركز اطلاعات را به‌صورت بمباران اطلاعاتي بر جوامع پيرامون مي‌ريزند و جريان اطلاعات عمودي است.

ب: مدل شمال ـ‌جنوب

در اين مدل نيز جريان خبر، يك جريان عمودي است و سير گردش اخبار و اطلاعات از شمال (كشورهاي صنعتي) به جنوب (كشورهاي رو به توسعه و فقير) جاري است. در اين مدل جريان اطلاعات بين كشورهاي شمال قوي است، اما بين كشورهاي جنوب ضعيف برقرار است و جريان اطلاعات از شمال به جنوب نيز عمودي است.

ج: مدل مثلثي

در اين مدل در حقيقت شمال به دو بخش شرق و غرب تقسيم مي‌شود و درعين حال جنوب در يك چهارچوب قرار مي‌گيرد. در اين مثلث كه توسط دو پژوهشگر به‌نام «جرج گوينر» و «جرج مرواني» طرح شد، در واقع شرق و غرب همان كشورهاي شمال هستند كه كشورهاي جنوب را تحت تأثير قرار داده‌اند.

روابط عمومي؛ سيستم اطلاع‌مدار

1- دنياي ارتباطات سرشار از زندگي است و بشر در گردونه ارتباطات به‌دنبال معناي مطلوب زندگي است. دنيايي را كه ما در آن زندگي مي‌كنيم، دنياي ارتباطات ناميده‌اند. دنياي ارتباطات به اين معناست كه:

1- امور زندگي مردم در ارتباط بيشتري با همديگر قرار گرفته است.

2- ابزار ارتباطي زيرساخت ديگر تكنولوژي‌ها و توسعه‌‌هاست.

3- امكانات ارتباطي، ‌سهولت بيشتري را براي برقراري ارتباط انسان‌ها مهيا كرده است.

اكنون بشر به دنياي دانايي گام نهاده و آگاهي (سرآغاز آزادي و رهايي) است. قدرت و قابليت‌هاي شگرفت انسان عصر حاضر در جهان پرتحول و سراسر رمز و رازي كه در آن زندگي مي‌كنيم مرهون دستيابي به پيشرفته‌ترين و تازه‌‌ترين آگاهي‌هاست و تلاش بي‌وقفه و گسترده براي كسب دانش‌ها و آگاهي‌هاي بيشتر و مفيدتر،‌ دوره كنوني را به عصر (انفجار اطلاعات) تبديل كرده است.

اينكه اظهار مي‌شود 85% از دانشمندان و محققان تمامي اعصار  در عصر حاضر زندگي مي‌كنند نشانه گسترش شتابان حجم اطلاعات است و از پيامدهاي آن انفجار علوم و دانش‌هاست، به‌طوري‌كه 90 درصد از تمامي دانش و اطلاعات طول تاريخ بشر در عصر ما توليد شده است.

انفجار اطلاعات، ارتباط مستقيم و تنگاتنگي با شيوه پيچيده كار و زندگي بشر عصر حاضر دراد. بهره‌برداري وسيع و با كيفيت بالا از طبيعت و امكانات مادي، مستلزم استفاده از ابزار،‌ تجهيزات و روش‌هاي علمي و مدرن است كه جز با ياري جستن از دانش و اطلاعات بيشتر و تازه‌تر فراهم نخواهد شد. با چنين تغييراتي در دنياي كنوني به يقين ما ملزم خواهيم شد كه آخرين پديده‌‌هاي علمي و اطلاعاتي را براي پيشبرد اهداف روابط عمومي در اختيار بگيريم زيرا به‌نظر مي‌رسد كه تكنولوژي اطلاعات،‌ زيرساخت‌هاي بسياري از تكنولوژي‌هاي ديگر را براي تغييرات نهايي مهيا مي‌نمايد.

قرن بيستم را به‌دنبال اهميت يافتن تكنولوژي‌هاي ارتباطي و تأثيرات شگرف رسانه‌‌ها (قرن ارتباطات) ناميدند. دهكده جهاني قرن بيستم در قرن بيست‌ويكم به دهكده اطلاعاتي مبدل شده و اهميت اطلاعات هر روز افزون‌تر و بر ارزش آن به‌عنوان  ثروت و قدرت افزوده‌تر خواهد شد.

در پايان قرن ارتباطات و آغاز عصر اطلاعات ايستاده‌ايم و شبكه‌‌هاي اطلاع‌رساني هر روز بر افكار عمومي تأثيرات پي در پي و بي‌امان مي‌گذارد و اطلاعات به‌صورت روزافزون بر سراسر جهان گسترش يافته است و اهميت و ضرورت امواج اطلاعات هر روز بيشتر احساس مي‌شود. پس بايد فهميم كه در برقراري ارتباط بدون اطلاعات، ‌انساني كور بيش نيستيم و ارتباطي وقتي ناقص است كه اطلاعات ناقص باشد.

ضرورت اطلاعات در دنياي امروز به ما كمك مي‌كند كه روابط عمومي نوين را يك روابط عمومي اطلاع‌مدار برآورده سازيم. آنچه تاكنون از روابط عمومي برشمرده‌ايم نمايش روابط عمومي ابتدايي يا مسائل ابتدايي روابط عمومي بوده است. اما در دنيايي كه همه چيز آن به‌سرعت كهنه مي‌شود و با اطلاعات تازه‌تر همه چيز هر لحظه نو مي‌شود روابط عمومي بايد از عملكرد و شكل اوليه و سنتي خارج شده و ضرورت‌هاي زمانه‌اي را كه در آن زندگي مي‌كند درك كند.

روابط عمومي در عصر اطلاعات موظف به همگوني و همساني با فرآيند اطلاعات در جهت نو شدن قرار خواهد گرفت. اطلاعات در روابط عمومي براي برقراري ارتباط است و هرگاه كه اطلاعات ناقص باشد،‌ ارتباطات ناقص است و هرگاه اطلاعات مجهول باشد، ارتباطات نيز مجهول خواهد بود. روابط عمومي اطلاع‌مدار عبارت است از روابط عمومي: الف‌ـ اطلاع‌ياب ب‌ـ اطلاع‌شناس ج‌ـ اطلاع‌رسان

2- اطلاع‌يابي (تهيه و توليد)

روابط عمومي اطلاع‌مدار در مرحله اول اطلاع‌ياب است، يعني بايد در راستاي تهيه و توليد اطلاعات كوشش و جديت كند. در مرحله اطلاع‌يابي، ايجاد زيرساخت فن‌آوري و در اختيار گرفتن ابزار كوچك و بزرگ ارتباطي (تلفن، تلكس، ‌رايانه، دوربين عكاسي و تصويربرداري،‌ دستگاه كپي و... ) كمك شاياني به اطلاع‌يابي مي‌كند. از سوي ديگر، بايد نيروهاي متخصص را در اختيار گرفت و همچنين به آموزش ضمن خدمت همكاران باتجربه همت گماشت. بايد روش‌هاي گردآوري اطلاعات و ايجاد نظام توليد اطلاعات را يافت و از آن بهره گرفت.

با ايجاد و گسترش زيرساخت‌هاي ارتباطي (صنعت و فن‌آوري اطلاع رساني)، ايجاد شبكه‌‌هاي اطلاعاتي و جذب نيروهاي متخصص و يا آموزش نيروهاي موجود (نقش،‌ ضرورت و جايگاه و ساماندهي سايت‌هاي اطلاع‌رساني) اين امكان ايجاد مي‌شود كه سيستمي اطلاع‌شناس پديد آوريم.

روش‌هاي گردآوري اطلاعات، روش‌ها و چگونگي مبادله اطلاعات، مديريت اطلاعات، ايجاد نظام توليد و توزيع اطلاعات، سازماندهي اطلاعات و ايجاد شبكه اطلاع‌رساني از ضرورت‌هايي است كه هريك از كارشناسان روابط عمومي بايد به آنها آگاهي يابند و به‌همين منظور بايد اذعان شود اگرچه درست است كه اطلاعات فوق‌العاده تأثيرگذار است، اما اطلاع‌رساني كاري مهم و پيچيده است و ميزان موفقيت در آن به شناخت‌شناسي (تفكيك و اولويت‌بندي) در حوزه اطلاعات بستگي دارد.

در مرحله اطلاع‌يابي،‌ قسمتي از اطلاعات تهيه مي‌شود و قسمتي از اطلاعات توليد مي‌گردد. تقريباً تهيه اطلاعات در اكثر مواقع از منابع بيرون سازمان انجام مي‌گيرد و توليد اطلاعات بيشتر در داخل سازمان صورت مي‌پذيرد.

ما اطلاعات را جستجو مي‌كنيم براي اينكه يا پاسخي را بايد بدهيم و يا اينكه بايد پرسشي را ايجاد كنيم يا آگاهي بدهيم. پس براي اين منظور جمع‌آوري انتقادات، پيشنهادها و نظرات ضروري به‌نظر مي‌رسد. اطلاع از اتفاقاتي كه مي‌افتد ضروري است، چون اطلاعات ضرورت اساسي روابط عمومي است و بدون اطلاعات هنر برقراري ارتباط عقيم است.

جمع‌آوري اطلاعات 1- مقدمه‌چيني براي انجام امور ديگر و 2- مهيا كردن مقدمات همه كارهاست و براي 1- تصميم‌گيري 2- برنامه‌ريزي و 3- امكان برقراري ارتباط صحيح، نيازمند آخرين اطلاعات هستيم. در مرحله اطلاع‌يابي بايد از فن‌آوري اطلاعات و اطلاع‌رساني كه ابزار نوين ارتباطات است بهره لازم را بگيريم، زيرا فن‌آوري‌هاي نوين ابزار مشاركت در جامعه مدني است و معناي مطلوب اطلاعاتي كمك مي‌كند كه مشاركت در جامعه مدني تحقق يابد. در جامعه مدني گوناگوني ارتباطات مطرح است، اطلاعات گوناگون مبادله مي‌شود و كار روابط عمومي ساده، اما حساس است.

در توليد پيام 1- شكل‌گيري پيام 2- منبع پيام، داراي اهميت و قابل توجه است و اطلاع‌ياب در جستجوي چرايي و چه بودن است. اطلاع‌ياب به حرف‌هاي ديگران گوش مي‌دهد تا شعار «گوش دادن به حرف‌هاي ديگران هنر روابط عمومي است» تحقق يابد.

وقتي اهميت اطلاعات را يافتيم به توسعه اطلاعات و ارتباطات مي‌پردازيم و براي دسترسي به اطلاعات تلاش مي‌كنيم و وقتي ارتباط فقط با اطلاعات ميسر است روابط عمومي عبارت است از:

- اطلاعاتي كه به مردم داده مي‌شود (آگاه ساختن)

- اطلاعاتي كه از مردم گرفته مي‌شود (آگاه شدن)

- اطلاعاتي كه براي تغيير ذائقه‌‌ها و گرايش‌ها و رفتار و متقاعد ساختن بهره‌گيري مي‌شود.

- اطلاعاتي كه براي همبستگي، ايجاد همبستگي و ساختن نگرش به‌كار گرفته مي‌شود.

به‌هرحال، روش‌هاي گوناگوني براي توليد و تهيه اطلاعات يعني اطلاع‌يابي منظور مي‌شود و مي‌توان ايجاد كرد. اما بحث ما فقط توجه به اهميت اساسي اطلاعات است، پس به‌طور خيلي خلاصه به سنجش افكار عمومي، بررسي انتقادات و اطلاعات درون‌سازماني اشاره مي‌شود.

الف ـ سنجش افكار عمومي

«مهم‌ترين شيوه اطلاع‌يابي از افكار عمومي، ‌سنجش افكار عمومي است. در يك روابط عمومي كارآمد اين اقدام از اهميت بسياري برخوردار است و بخش مستقلي براي آن منظور مي‌شود. همچنين اجراي «نظام پيشنهادها» براي آگاهي از ديدگاه‌‌هاي اصلاحي كاركنان و قشرهاي مختلف مردم به‌جاي شيوه سنتي و ناكارآمد جمع‌آوري پيشنهادها از طريق صندوق‌هاي نصب شده و ساختمان‌ها، ‌تحليل محتواي مطبوعات و تحليل تماس‌ها و مكاتبات مردمي، روش ديگر اطلاع‌يابي از افكار عمومي داخل و بيرون از سازمان است.»

ب ـ بررسي انتقادها

 «روابط عمومي در ابعاد مختلف و با شيوه‌‌هاي گوناگون،‌ با نقد و نقادي سر و كار دارد كه عمدتاً مي‌توان آنها را به‌شرح زير دسته‌بندي كرد:

1- مردم و مخاطبان بيروني از سياست‌ها و عملكردهاي مؤسسه انتقاد مي‌كنند.

2-مردم و مخاطبان بيروني از روابط عمومي مؤسسه انتقاد مي‌كنند.

3-كاركنان درون مؤسسه از مديران، سياست‌ها و عملكرد و شيوه‌‌هاي اجرايي انتقاد مي‌كنند.

4-روابط عمومي ناقل نقدها و تنظيم‌كننده آنها و پاسخگوي همه انتقادات از هرسوي است.»

ج ـ اطلاعات دروني سازمان

«اعضاي سازمان مخاطبان مهمي براي تلاش‌هاي درون‌سازماني روابط عمومي هستند. اطلاعات گردآوري شده از طريق تلاش‌هاي درون‌سازماني روابط عمومي، مسئولان سازمان را قادر مي‌سازد تا با اشاعه واكنش‌پذيري فزاينده سازماني به‌وضوح حالت معمول سازمان را از نقطه‌نظر عضويت سازماني ببينند.»

3- اطلاع‌شناسي (تنظيم و تدوين)

روابط عمومي اطلاع‌مدار درمرحله دوم به تنظيم و تدوين اطلاعات مي‌پردازد. ساماندهي و سازماندهي و تفكيك و اولويت‌بندي اطلاعات در اين مرحله كه نيروي كارشناسي و متخصص به كمك ما خواهد رسيد ـ داراي اهميت است.

بايد داراي فن‌آوري، سيستم و جهت اطلاع‌رساني باشيم واطلاعات را كه مهم‌ترين و كامل‌ترين و ضروري‌ترين ابزار تصميم‌گيري برنامه‌ريزي است، كنترل كنيم.

در اين مرحله بايد ميزان كشش اطلاعاتي و جذب اطلاعاتي جامعه را شناسايي كنيم و براي بهينه كردن امور تصميم‌گيري،‌ برنامه‌ريزي و كنترل اطلاعات را انجام دهيم و در حقيقت معناي اطلاعات در دنياي امروز اين است كه «اطلاعات، مهم‌ترين و ضروري‌ترين ابزار تصميم‌گيري برنامه‌ريزي و كنترل است.»

اطلاع‌شناسي بازيافت اطلاعات است و براي اطلاع‌شناسي بايد داراي نظام اطلاعاتي بود. نظام اطلاعاتي عبارت است از:

- تجزيه و تحليل اطلاعات

- تعيين اهداف اطلاعاتي

- تعيين روش انسجام اطلاعات

- تعيين اولويت اطلاعات

در مرحله اطلاع‌شناسي چگونگي پيام مطرح است. تنظيم فن‌آوري‌هاي مناسب، توجه به آموزش‌هاي فني و بررسي نيازهاي مربوط به ايجاد زيربناي ارتباطي منسجم مي‌تواند در اين چگونگي نقش داشته باشد. براي اين‌ منظور به‌خصوص بايد فن‌آوري اطلاعات را شناخت. اما «بي‌ترديد جوامعي كه به فن‌آوري اطلاعات صرفاً‌ به‌عنوان متغيرهاي اقتصادي و اهرم‌هاي سياسي نگاه نمي‌كنند بهتر مي‌توانند دامنه وسيع احتمالات براي تغيير اجتماعي از طريق فن‌آوري اطلاعات را درك كنند.»

شبكه‌‌هاي اطلاعاتي آن‌قدر اهميت يافته‌اند كه اينترنت را ميان‌بري به جهان اول از جهان سوم ناميده‌اند. در چنين دنيايي هيچ سيستمي نمي‌تواند بدون اطلاعات و به‌خصوص شبكه‌‌هاي اطلاعاتي، مسير مطلوب خود را طي كند و به هدف برسد. مقاله‌اي اهميت اين موضوع را چنين بيان كرده است كه:

«يكي از مسائلي كه روابط عمومي‌ها با آن روبه‌رو هستند و در نحوه فعاليت مطبوعات نيز اثر مي‌گذارد، نداشتن بانك اطلاعات است. بديهي است كه براي تهيه يك خبر، گزارش و نوشتن يك مقاله و انجام دادن مصاحبه به اطلاعات نياز است. بانك اطلاعات در دنياي امروز يكي از نيازهاي مردم روابط عمومي است. روابط عمومي‌ها به‌علت اينكه فاقد بانك اطلاعات هستند قادر به ارائه اطلاعات دقيق به روزنامه‌نگاران نيستند.

براي شناخت آسان و تنظيم آسان اطلاعات بدون شك به شبكه نيازمنديم، اما براي ايجاد شبكه مراحلي را به اين شرح بايد طي كرد:

- گردآوري همه اشكال و انواع اطلاعات مكتوب، اعم از كتاب و سند و مقاله و گزارش و غيره

- به‌دقت خواندن و تجزيه و تحليل مححتواي نوشته‌‌ها در حوزه موردنظر

- ترجمه محتواي اطلاعاتي آنها به زبان‌هاي استاندارد‌شده اطلاعاتي

- تشكيل بانك‌هاي اطلاعاتي و پايگاه داده‌اي تخصصي مجهز و ماشيني

- ايجاد ارتباط ميان بانك‌هاي اطلاعاتي و پايگاه‌‌هاي تخصصي به‌منظور ايجاد شبكه و داد و ستد اطلاعاتي و انتقال اطلاعات به نقاط دلخواه.

بايد شبكه‌‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي را ايجاد كنيم، اما نبايد سيستم مدرن ارتباطي با شبكه‌‌هاي سنتي ارتباطي و نظام‌هاي ارزشي و فرهنگي مردم در تعارض باشد.

اطلاع‌رساني (توزيع و تبيين)

روابط عمومي اطلاع‌مدار در مرحله سوم به توزيع و تبيين اطلاعات مي‌پردازد. سرعت اطلاع‌رساني، سهولت اطلاع‌رساني، كيفيت اطلاع‌رساني، ارزش و حجم دسترسي به اطلاعات هر روز بيشتر ميزان ارزش اطلاعات را تعيين مي‌كند.

امكان تبادل اطلاعات، امكانات تبادل اطلاعات و امكان رشد امكانات تبادل اطلاعات داراي اهميت و قابل توجه است به‌طوري كه ممكن است ما مرحله‌‌هاي اطلاع‌يابي و اطلاع‌شناسي را به‌نحو شايسته‌اي بگذرانيم، اما امكان برقراري ارتباط ميسر نباشد.‌ در چنين مرحله‌اي است كه رأس سازمان مي‌تواند بهترين كمك براي برقراري ارتباط و امكان برقراري ارتباط باشد و اگر امكان برقراري ارتباط ميسر باشد، ‌بايد امكانات براي اين امكان مهيا باشد و هر روز بايد امكانات و فن‌آوري اطلاع‌رساني به ابزار روز مهيا شود تا روابط عمومي اطلاع‌مدار از افكار عمومي عقب نيفتاده باشد.

در توزيع پيام مسائل عديده‌اي مطرح است؛ اين‌كه كارآترين روش انتقال كدام است؟ اينكه كي و كجا بايد اطلاع‌رساني انجام شود و بسياري از پرسش‌هاي ديگر كه بايد قبل از ارسال پيام پاسخ داده شود.

اگر بخواهيم مشخصات روح واحد سياست سيستم‌هاي اطلاع‌رساني را برشماريم اين‌گونه بيان خواهيم كرد:

- روشن ديدن اهداف و تعريف و تعيين كردن دقيق اهداف

-توجه به همه امكانات بالقوه در حد ممكن

- فراخ كردن روحيه بحث واظهارنظر و گفتگو

- ايجاد مشاركت صاحبنظران، مسئولان و متخصصان

- بازتاب مجدد اطلاعات ارسالي

- تقويت مشاركت و اجازه مشاركت به ديگران

« هر نظام اطلاعاتي كه دانش و اطلاعات را در ميان مردم توزيع مي‌كند بايد سه نياز اساسي را برآورده سازد: نخست آنكه بايد بتواند به استفاده‌كننده بگويد اطلاعاتش را كجا بيابد، دوم آنكه بايد بتواند هر آن‌كه استفاده‌كننده تصميم گرفت و خواست،‌اطلاعات را به او برساند و سوم آنكه بايد بتواند در محدوده‌اي از زمان كه استفاده‌كننده تعيين مي‌كند، پاسخ بگويد.»

اطلاع‌رساني كار حرفه‌اي روابط عمومي است، اما اطلاع‌رساني معادل 1- افشاگري و 2- توجيه‌گري نيست،‌ بلكه در چنين سيستمي روابط عمومي يعني توزيع اطلاعات براي هدايت رفتار انساني و يعني اطلاع‌رساني كنيم تا رفتار جامعه و مردم را جهت و سوي دهيم.

براي ايجاد افكار عمومي سالم بايد اطلاعات سالم توزيع كرد و موانع جريان اطلاعات را كه عبارت از: 1- وابستگي شديد به سازمان 2- تحريف 3- تلقين سلطه‌گران است از ميان برداشت و به عرضه منصفانه اطلاعات پرداخت. زيرا مردم به‌شدت در معرض اطلاعات و اطلاعيه‌‌هاي بي‌شماري مبهوت هستند.

اطلاع‌رساني به توزيع يعني نماد، و پيام و تبيين يعني جريان اطلاعات توجه دارد. پس بررسي جريان اطلاعات بايد محتوا، حجم، سمت و سوي اطلاعات را مشخص سازد و اين به شناخت مسائل فرهنگي ويژه‌اي نيازمند است. براي اين منظور درك ذهني اطلاعات و جنبه‌‌هاي اشتراكي بين فرستنده و گيرنده يك امر اساسي است. همچنين بايد به روش انتقال پيام به‌شكل هرم وارونه كه آن را كارآترين روش انتقال پيام برشمرده‌اند توجه ويژه‌اي داشت. در چنين دنيايي «تنها با توجه به مرحله توزيع است كه مي‌تواند به كاركرد و به جنبه‌‌هاي آشكار و پنهان مخابره پيام پي برد.»

سرعت، كيفيت، ارزش، حجم و سهولت دسترسي به اطلاعات امروزه حرف اول را مي‌زند، اما همه اينها وقتي كه دانش شناخت ماهيت و كاركرد واقعي اطلاعات را داشته باشيم ارزنده است، پس روابط عمومي اطلاع‌رسان به پيام مخاطب و پيام براي مخاطب توجه مي‌كند و شيوه‌‌هاي اطلاع‌دهي را مي‌يابد. در تبادل اطلاعات: 1- امكان تبادل اطلاعات 2- امكانات تبادل اطلاعات 3- امكان رشد امكانات تبادل اطلاعات، ‌سنجيده و به تناسب آن روش اطلاع‌رساني انتخاب مي‌شود، اما «تا وقتي كه يك سيتم بر كل فرآيند توزيع خود كنترل نداشته باشد پيام‌هايش بدون تأثير خواهد ماند.»

جدا از آنچه بحث شد ذكر صحت اطلاع‌رساني ضروري است؛ چراكه: «به‌طور كلي يكي از راه‌‌هاي جلب اعتماد مردم نسبت به روابط عمومي، ارائه اطلاعات و اخبار صحيح درون‌سازماني است. در اين زمينه بايد گفت كه نتيجه تحقيقات نشان داده است كه حقيقت را نبايد كتمان كرد. درستي و راستي يكي از بهترين روش‌هاي روابط عمومي در انتقال اخبار است؛ زيرا اگر خلاف اين مسئله باشد،‌ هيچ‌كس در عصر بمباران اطلاعات به اخبار و رويدادهاي دروغين ارائه‌شده از سوي روابط عمومي‌ها، وقعي نمي‌نهد. گفتني است در اين ميان كارشناسان وسايل ارتباط‌جمعي و همين‌طور روزنامه‌نگاران خبرنگاران رسانه‌‌ها در معرض اخبار و رويدادهاي ارائه‌شده از سوي روابط عمومي هستند و به‌ جز موارد نادر و انگشت‌شمار، اكثر آنان از بصيرت لازم در امور خبري برخوردار و به‌سادگي قادرند خبر نادرست را تشخيص دهند. آنان با مجراهاي متعدد خبرساني كه در اختيار دارند، مي‌توانند خبر «سره» را از «ناسره» جدا كنند، در عين حال مردم نيز از طريق ارتباطي كه با رسانه‌‌ها دارند، اخبار دروغين را مي‌توانند از ساير رويدادها تميز دهند. بنابراين اگر يك روابط عمومي بخواهد از طريق نيرنگ و نادرستي و يا با سانسور اخبار، جايگاه خويش را در جامعه تثبيت كند، ‌نه‌تنها در شكل‌گيري افكار عمومي مثبت، تأثيرگذار نخواهد بود بلكه همچنان عقايد و افكار منفي را دامن خواهد زد.»

پس «اطلاع‌رساني‌مداري» بر اين مضمون استوار است كه روابط عمومي در تهيه، تنظيم و توزيع اطلاعات (كه همه فعاليت‌هايش را تحت‌ شعاع قرار مي‌دهد) بايد داراي فن‌آوري، سيستم و جهت اطلاع‌رساني باشد.

كاربردهاي كامپيوتر

1- جادوي الكترونيك و انقلاب اطلاعات

سرعت در انتشار اطلاعات، پيامد و نتيجه خدمات‌گيري از الكترونيك است چيزي كه انقلاب ارتباطات را كهنه نموده و موضوعي نو به نام انقلاب اطلاعات يا انقلاب اطلاع‌رساني سريع را مطرح كرده است.

براي انقلاب جديد مانعي نيست زيرا جريان زلال اطلاعات با ممانعت نيز همچنان زلال است، اما بشر امروز تحول خطرناكي را پذيرفته است: انقلاب نور يا انفجار اطلاعات.

جادو الكترونيك: حركت، تصوير و نور است و اين به آن مفهوم است كه رسانه‌اي به نام رايانه،‌ حركت تلويزيون، ‌تصوير نشريات و جريان سرعت نور راديويي را با هم و در يك زمان داراست. ذهنيت دنيا در حال تغيير است و دهكده جهاني امروزه به ذهنيت جهاني مبدل شده است و انقلاب ارتباطات به انقلاب اطلاعات،‌ يعني چيزي كه نتيجه تأثيرات شگرف رايانه به‌عنوان رسانه دنياي پست مدرن است. هر تكنولوژي جديدي در حقيقت جنگ جديدي، تفكر جديدي و تجزيه و تحليل جديدي را ضروري و ممكن مي‌سازد. با همين منطق، محيط الكترونيكي، فضاي قديمي رسانه‌اي را كه انسان به آن خو گرفته است نامطبوع، غيرملموس، كهنه و بي‌ارزش جلوه‌گر خواهد ساخت و ما را درگير مسائلي ديگر خواهد كرد.

اينترنت شبكه شبكه‌‌هاست. وقتي مجموعه‌اي از كامپيوترها با هم ارتباط برقرار مي‌كنند شبكه ايجاد مي‌شود و وقتي شبكه‌‌ها با هم ارتباط برقرار مي‌كنند اينترنت شكل مي‌گيرد. بهتر است جهان آينده را جهان تأثيرات اينترنت بناميم زيرا با همگاني شدن كامپيوتر، كارآترين بعد آن، بهره‌وري از اطلاعات شبكه‌‌ها خواهد بود. با اين حال همه و همه كارها نيازمند كامپيوتر و شبكه است. شبكه جهاني اطلاع‌رساني (اينترنت) مجموعه‌اي وسيع از اطلاعات اقتصادي، علمي، سياسي،‌ فرهنگي و اجتماعي است از هرچه بخواهيم در اين بازار موجود است و بهترين و آخرين آن، پس اين بازار در دسترس، خود را بر موجوديت ما تحميل خواهد كرد. پيامدهاي اقتصادي اجتماعي و فرهنگي و سياسي اينترنت بسياري از كشورهاي درحال توسعه را به اين فكر واداشته است كه نسبت به اين امر رسانه احساس خطر كنند و به آن بيشتر فكر كنند، نسبت به آن عكس‌العمل نشان دهند و يا اينكه جلوي آن بايستند، امام پيامدهاي مثبت اينترنت چيزي است كه نمي‌توان هرگز آن را ناديده گرفت.

2- اينترنت چيست؟

اينترنت (internet or international network) نامي است براي سيستمي گسترده و جهاني،‌ شامل مردم، كامپيوترها و بسياري خطوس انتقال با سيم و بي‌سيم كه اطلاعات دايماً بر روي آن جريان دارد.

ريشه‌‌هاي آن به پروژه‌اي به‌نام «آرپانت» (arpanet) در آژانش پروژه‌‌هاي تحقيقاتي پيشرفته وزارت دفاع آمريكا برمي‌گردد. ايده اصلي ساختن شبكه اطلاعاتي بين كامپيوترهاي پايگاه‌‌هاي نظامي بود كه قادر باشد ارتباط خود را طي حادثه هسته‌اي حفظ كند. پروژه در سال 1978 آغاز شد و به‌زودي به سمت سيستم كنوني توسعه يافت.

استفاده از اينترنت به‌ معناي اين است كه در محل كامپيوتر شخصي خود بنشينيد و براي انجام كار يا منظوري در مسير جريان اطلاعات قرار بگيريد. جلسه ممكن است با بررسي صندوق پستي الكترونيكي آغاز شود. پيام‌هاي رسيده را بخوانيد و به آنها پاسخ دهيد. سپس ممكن است بخشي از چند گروه خبري را مطالعه كنيد، مجلات و روزنامه‌‌هاي الكترونيكي را ورق بزنيد يا بر روي كامپيوتري در كشوري ديگر به‌دنبال اطلاعات بگرديد. پرونده‌[اي مطلوب را پيدا كرده و براي كامپيوتر خود ارسال نماييد.

براي استفاده از اينترنت به سه چيز نياز داريد:

1- كامپيوتر

2- برنامه‌‌هاي سرويس گيرنده (client) و نصب آن بر روي كامپيوتر خود

راهي براي متصل كردن كامپيوتر خود به اينترنت به‌طوري‌كه سرويس‌دهنده‌ها (server) بتوانند به درخواست‌هاي شما پاسخ دهند.

3- پست الكترونيكي electronic mall (e-mail)

اطلاع‌رساني و اطلاع‌گيري از طريق اينترنت امري معمولي و بديهي است،‌ يكي از روش‌هاي كسب پيام يا ارسال پيام، پست الكترونيك است كه افراد آن را جايگزين ارسال نامه‌‌ها از طريق پست سنتي كرده‌اند.

با اين سرويس مي‌توانيد برنامه‌‌هاي خود را ارسال و يا پيام‌هاي رسيده را از صندوق پستي خود (e-mail) دريافت كنيد. همچنين اين امكان وجود دارد كه به‌وسيله اين سرويس هرچيزي كه در پرونده‌اي ذخيره مي‌شود پيوست گردد مثل تصاوير، اعلاميه‌‌ها و غيره.

اين سرويس مهم‌ترين و كارآمدترين موضوع اينترنت است كه به‌دليل سادگي از پرطرفدارترين سرويس‌هاي اينترنتي محسوب مي‌شود. به‌طوري‌كه در حدود 50 درصد از كشورهايي كه به اينترنت متصل هستند عمده بهره‌وري آنها از همين سرويس است. امروزه افراد،‌ شركت‌ها و روابط عمومي‌ها از اين سرويس بهره فراواني مي‌برند و در واقع اين سرويس پيام‌ها را رد و بدل و مشكل اشغال تلفن را رفع مي‌كند. پست الكترونيك به‌طور خلاصه جاي تلفن،‌ نامه‌‌هاي پستي،‌ فاكس و... را گرفته است.

4-مجله الكترونيك

پخش مستقيم خبر و قطع واسطه آرزويي است كه خوانندگان روزنامه‌‌ها در پي آن بوده‌اند و امروزه مردم باسواد آخرين خبرها را از شبكه‌‌ها مي‌گيرند، زيرا خبرهاي شبكه‌اي همراه صوت و تصوير جذابيت و شفافيت بيشتري دارد و خبر الكترونيك اسير زمان و مكان نيست.

امروزه در دنياي پيشرفته اكثر روزنامه‌‌ها بر روي شبكه اينترنت قرار مي‌گيرند و قبل از اينكه مشترك روزنامه‌‌ها از طريق پست روزنامه‌‌ها خود را دريافت كند و يا خواننده روزنامه از كيوسك آن خريداري كند،‌ فرد باسواد و آشنا به امور شبكه مي‌تواند روزنامه‌‌ها را ورق بزند و مطالب مورد علاقه خود را مطالعه كند. خواننده روزنامه در هر جا كه باشد اگر كامپيوتر در اختيار داشته باشد به‌سرعت مي‌تواند روزنامه خود را مطالعه كند.

با توجه به مزيت‌هاي عمده نشريات الكترونيكي و سهولت و ارزاني تدوين و توزيع آن امروزه شركت‌هاي بزرگ دنيا جهت تبليغات خود از اين روزنامه‌‌ها بهره مي‌گيرند يا خود، نشرياتي از آخرين تحولات و عملكرد شركت را حتي در يك برگ اينترنتي منتشر مي‌كنند و به‌خصوص مورد استقبال اهل فن قرار مي‌گيرد.

5- فاكس برگردان

يكي از ابزارهاي مهم و عمومي پيام‌رساني درحال حاضر دستگاه فاكس (نمابر) است كه از اجزاي لاينفك تمام گروه‌‌هاي اطلاع‌رساني ادارات و مؤسسات به‌شمار مي‌رود. جدا از استفاده معمول از فاكس، اخذ اطلاعات به‌روش‌هاي ديگر نيز موجود است. روابط عمومي بعضي از ادارات برنامه‌اي با عنوان فاكس برگردان تدوين كرده‌اند تا كساني كه در منزل يا اداره خود فاكس دارند بتوانند از طريق فاكس در اختيار،  اطلاعات موردنياز خود را با گرفتن شماره تلفن دريافت كنند.

اطلاعات در يك برنامه كامپيوتري تدوين‌ شده است (اين اطلاعات عموماً تقسيم‌بندي شاخه‌اي دارد) كامپيوتر به يك خط تلفن متصل است. اين خط تلفن اعلان عمومي شده است و صاحبان فاكس كه در واقع مشتريان يا مخاطبان شركت هستند با گرفتن شماره اعلام شده مي‌توانند اطلاعات موردنياز كه بيشتر موارد اطلاع‌رساني است را توسط فاكس خود دريافت كنند. البته اطلاعات موجود در كامپيوتر چنانچه با گذر زمان كهنه مي‌شوند بايد به‌‌روز شوند.

سيستم كامپيوتر فاكس برگردان در واقع مجموعه‌اي نرم‌افزاري و سخت‌افزاري است كه به‌عنوان يك منبع اطلاعاتي به‌طور خودكار و برنامه‌ريزي شده اطلاعات خود را در اختيار درخواست‌كنندگان قرار مي‌دهد. جهت شرح بيشتر اينكه متقاضيان اطلاعات مي‌توانند پس از گرفتن شماره تلفن فاكس برگردان به‌وسيله دستگاه فاكس خود و زدن كليد start فرم اطلاعاتي موردنظر خود را دريافت كنند. اين سيستم نيازي به اپراتور براي پاسخگويي تلفن ندارد و به‌طور شبانه‌روزي و كاملاً خودكار عمل مي‌كند.

ملزومات سخت‌افزاري: رايانه 486 به بالا و حداقل يك خط تلفن

ملزومات نرم‌افزاري: سيستم عامل dos، نرم‌افزار مرتبط جهت اطلاعات و به‌روز كردن اطلاعات

برخي مزاياي فاكس برگردان: سرويس‌دهي 24 ساعته، ‌نداشتن افت واستهلاك و خرج تعميرات و هزينه‌‌هاي جانبي به‌خصوص نيروي انساني، بالا بودن سرعت ارسال فاكس، كيفيت بالاي فاكس دريافتي،‌ عدم ‌نياز به آموزش‌هاي پيچيده و فني، كاهش ترافيك تلفني و مراجعه‌كننده و...

6- فاكس e=mail

شما مي‌توانيد با داشتن كامپيوتر و خط تلفن و از طريق آدرس الكترونيكي خود به كساني كه دسترسي به كامپيوتر ندارند، اما دستگاه فاكس دارند فاكس ارسال كنيد. همچنين كساني كه كامپيوتر ندارند مي‌توانند به دستگاه شما فاكس ارسال كنند.

7- بانك اطلاعاتي

دسترسي به منابع غني اطلاعاتي از جمله كتابخانه‌‌هاي مجازي كه حاوي كتب، مقالات، اطلاعات صوتي، تصويري و غيره از جمله خدماتي هستند كه بر روي اينترنت ارائه مي‌شود.

كارشناسان روابط عمومي بايد با بهره‌گيري از اينترنت آشنا باشند تا بتوانند آخرين اطلاعات مورد نياز و جديدترين اطلاعات موضوع مورد درخواست مديران سازمان خود را از اينترنت بيابند. در حال حاضر اطلاعات كتابخانه‌‌هاي زيادي بر روي اينترنت است اطلاعات پروازهاي هوايي، اطلاعات دانشگاه‌‌هاي متعدد جهان، اطلاعات مؤسسات معتبر و مطرح جهان و... بر روي اينترنت به صورت رايگان قابل دسترسي است.

مراكز علمي و تحقيقاتي آخرين دستاوردهاي خود را بر روي اينترنت قرار مي‌دهند. هزاران منبع خبري اعم از شبكه‌‌هاي تلويزيوني، راديويي، روزنامه‌‌ها، مجلات و خبرگزاري‌‌ها مرتباً آخرين تحولات خبري به‌همراه تحليل‌ها و مقالات خود را بر روي اينترنت قرار داده و به‌هنگام مي‌كنند. اطلاعات هواشناسي بر روي اينترنت است. آخرين وضعيت بورس سهام عمده دنيا در اينترنت قابل دسترسي است. اطلاعات ورزشي موجود است. اطلاعات سمينارها، ‌كنفرانس‌ها و نمايشگاه‌‌هاي گذشته و آينده بر روي اينترنت موجود است و هزاران نوع اطلاعات ديگر.

8- كنفرانس از راه دور (teleconferencing)

برگزاري جلسات از راه دور ميان دو يا چند نفر از نقاط مختلف با پشتيباني صدا و تصوير از امكانات برجسته ديگري است كه درحال حاضر توسط اينترنت ارائه مي‌شود و كاربرد وسيعي در محافل علمي و تجاري دارد.

افراد علاقه‌مند از سراسر جهان در زمان مشخصي از طريق كامپيوترهايشان به يكديگر وصل شده و با هم پيرامون موضوع خاصي به بحث و تبادل نظر به‌صورت نوشتاري مي‌پردازند. تله‌فاكس در شكل پيشرفته خود كه امروزه رايج شده است صدا و تصوير افراد را نيز مستقيماً ارسال مي‌نمايد و اعضاي گروه مي‌توانند همزمان با برگزاري كنفرانس با هم به تبادل‌ فايل پرداخته و يا بر روي تخته سياه كامپيوتري، شكل و يا نموداري ترسيم نموده و ساير افراد به‌صورت زنده آن را مشاهده و در مورد آن بحث نمايند. اين روش به‌خصوص امروزه در انجام عمل جراحي از راه دور نيز با موفقيت مورد استفاده قرار مي‌گيرد. افراد و كارشناسان مي‌توانند با اين روش به تبادل اطلاعات و تجربيات بپردازند بدون آنكه هزينه صرف رفت و آمد و اقامت در جايي ديگر را بپردازند. كارشناسان روابط عمومي بهره‌گيري از اين روش را به‌خصوص جهت تبادل تجربيات مي‌توانند آغاز كنند.

9- برد الكترونيكي

حتماً شما بردهاي الكترونيكي را كه امروزه جاي پلاكاردها را گرفته‌اند،‌ ديده‌ايد. مهم‌ترين مزيت‌ بردهاي الكترونيكي اين است كه يك بار نصب مي‌شوند، پيام‌هاي آن به‌راحتي امكان تعويض دارند و چشم‌نوازتر هستند.

عموماً‌ اين بردها براي پيام‌هاي كوتاه همچون اطلاع تلفن‌هاي مؤسسات يا... استفاده مي‌شود.

10- نظرسنجي اينترنتي

تنها مي‌توانيد با ايجاد يك سايت اينترنتي و تهيه پرسشنامه موردنظر،‌ پرسشنامه را در سايت اينترنت مخصوص به‌ خود قرار دهيد و آدرس را به مخاطبان اعلام كنيد. مخاطبان با مراجعه به سايت مربوطه به فرم‌ نظرسنجي شما پاسخ خواهند داد. برنامه بايد طوري طراحي شود كه وقتي پرسشنامه تكميل مي‌شود پرسشنامه بايگاني شود.

11- نظرسنجي كامپيوتري

با داشتن يك كامپيوتر، يك خط تلفن و طراحي برنامه نظرسنجي مي‌توان شماره تلفن نظرسنجي كامپيوتري را به مخاطبان اعلام كرد. مخاطبان با گرفتن شماره تلفن وارد برنامه‌اي مي‌شوند كه از آنان سؤال خواهد شد و آنان مي‌توانند با زدن كليدهاي تلفن خود (تلفن ديجيتال) به يكي از گزينه‌‌ها پاسخ گويند.

12- home page

سايت مخصوص يك شركت home page است كه امروزه همه سازمان‌ها آن را براي برقراري ارتباط با مخاطبان ايجاد مي‌كنند. اين صفحه مي‌تواند حاوي اطلاعاتي در مورد تاريخ تأسيس شركت، تعداد كاركنان، عملكرد و وضعيت گذشته، حال و آينده شركت باشد.

اين سايت عموماً ‌حاوي تاريخچه و عملكرد و برنامه‌‌هاي آتي سازمان‌هاست و بايد چنانچه بخشي از آن نياز به نو شدن دارد اطلاعات آن به‌روز شود. مخاطبان مي‌توانند با مراجعه به اين سايت با شركت و خدمات آن آشنا شوند.

13- تلفن گويا

امروز تلفن گويا نيز يكي از رسانه‌‌هاي اطلاع رساني شده است كه به‌علت سهولت بسيار معمول شده است. در كشور ما درحال حاضر بسياري از دارندگان حساب‌هاي بانكي ضمن تماس با تلفن گوياي بانك موردنظر از وضعيت موجودي خود مطلع مي‌شوند.

اين روش اطلاع‌رساني براي اكثريت مؤسساتي كه به‌خصوص با خدمات همگاني و عمومي سر و كار دارند روش مناسبي است. تلفن گويا، برنامه‌اي است كه از يك سيستم كامپيوتري و خط تلفن كمك مي‌گيرد. برنامه‌هاي اين رسانه عموماً به‌شكل شاخه‌اي طراحي مي‌شود و مخاطب با گرفتن شماره تلفن گويا وارد سيستم مي‌شود. سپس منشي خودكار، مخاطب را راهنمايي مي‌كند كه چنانچه موضوعي خاص را پيگيري مي‌كند، كد موضوع را به تلفن خود وارد كند و سپس اطلاعات لازم را گوش كند. اين برنامه در حال حاضر بسيار متداول شده است و سهم عمده‌اي از سؤالات مخاطبان را پاسخ مي‌دهد.

14- صندوق صوتي (پست صوتي)

تلفن پيام‌گير يا صندوق شماره تلفني است كه به كامپيوتر وصل است. هيچ اپراتوري براي جوابگويي به درخواست‌ها وجود ندارد. در اين حالت يك پيغام ضبط شده براي تماس گيرندگان پخش مي‌شود و پس از آن پيام مشتركين در يك صندوق ناظر ضبط مي‌شود (اين عملكرد مانند عمل يك ansewering meching است). سيستم داخلي صندوق پستي چون يك مركز تلفن داخلي است بنابراين امكان تعريف و تخصيص كلاس‌هاي مختلف به خطوط را داراست كه اين اعمال از طريق تلفن‌هاي ديجيتالي امكان‌پذير است.

امكانات سخت‌افزاري اين برنامه يك كامپيوتر و يك خط تفن است. پيام‌ها را در رايانه ضبط و به‌طور مستقيم در اختيار پيام‌گير قرار مي‌دهد. برنامه نرم‌افزاري پيام‌گير نيز عموماً به‌شكل شاخه‌اي طراحي مي‌شود و پيام‌دهنده مي‌تواند پيام موردنظر را در شاخه‌اي كه دقيقاً‌ مرتبط با مفهوم پيام است قرار دهد. شنيدن پيام‌هاي ضبط شده از طريق تلفن شهري و يا speaker كامپيوتر امكان‌پذير است.

15- اورهد و اسلايد چندرسانه‌اي

پيش از اين مديران براي معرفي و تبليغ محصولات خود در نمايشگاه‌‌ها و سمينارها از سيستم‌هاي دستي اورهد و اسلايد كمك مي‌گرفتند. اين سيستم عمدتاً براساس اورهد و دستگاه‌‌هاي پخش اسلايد شكل مي‌پذيرفت و معمولاً لازم بود تا يك ارائه‌دهنده در حين نمايش اسلايدها درباره آنها صحبت كند،‌ اما در سيستم‌هاي كنوني، اين رايانه است كه نحوه نمايش را هدايت و كنترل مي‌كند و نيازي به حضور ارائه‌دهنده نيست، چرا كه برش‌هاي صوتي همراه اسلايدها اطلاعات توضيحي لازم را ضمن نمايش به‌صورت كاملاً‌ زنده و مؤثر به مخاطبان منتقل مي‌سازد.

به‌كارگيري هم‌زمان صوت، تصوير، انيميشن، متن و نمودارهاي آماري در يك سيستم ارائه الكترونيك اگر درست و سنجيده به‌كار گرفته شود مي‌تواند بيشترين تأثير را در جلب توجه و رضايت مشتري داشته باشد.

به‌ اين ترتيب مي‌توان يك سيستم پخش  اسلايد رايانه‌اي كاملاً محاوره‌اي داشت كه در هنگام پخش اسلايد، موزيك پخش كند، برش‌هاي ويدئويي نشان دهد و تمام هوش و حواس مشتري را به‌سمت خود جلب كند. استفاده سنجيده از انيميشن در لابلاي صحنه‌‌ها مي‌تواند نكات تئوريك و غيرقابل ارائه را با كمك گرافيك قوي رايانه‌اي به‌تصوير بكشد و اين تصور را در بيننده القاء كند كه همه چيز را فهميده و اين توانايي را يافته است كه با اعتماد به نفس كامل راجع به آن تصميم بگيرد.

16- مجله ويديوئي

مجله ويديوئي از فنون جديدي است كه اخيراً استفاده از آن در روابط عمومي‌ها مورد توجه قرار گرفته است. در اين فن كاربردهاي ويديو از نمايش فيلم براي كاركنان،‌ ضبط تصويري مراسم و برنامه‌‌ها، ‌نمايش تصويري فعاليت‌ها، آموزش و پخش هم‌زمان برنامه با استفاده از تلويزيون مداربسته فراتر رفته است و استفاده جديدي از آن به‌عمل مي‌آيد.

بر اين اساس اهم اخبار و فعاليت‌هاي تصويري مربوط به سازمان در طول يك زمان معين مثل هفته يا ماه به‌صورت برنامه تصويري كوتاه همراه با گفتار لازم تهيه مي‌شود و در محيط پررفت و  آمد سازمان مثل سالن غذاخوري يا طبقه همكف (سالن انتظار) در معرض ديد مراجعان يا كاركنان قرار مي‌گيرد.

براي اين برنامه‌‌هاي ويديوئي مي‌توان سناريوي متفاوتي تعريف كرد و براساس آن برنامه‌‌هاي متنوع، كوتاه و مرتبط را تهيه و سپس پخش كرد.

17- ماهواره

شايد ديدن كلمه ماهواره ما را كمي وادار كند كه بپذيريم اين تكنولوژي مختص پخش تلويزيوني است، اما امروزه شما مي‌دانيد كاربردهاي ماهواره از پخش برنامه‌‌هاي مسقيم فوتبال فراتر است. ماهواره‌‌ها انواع مختلف و كاربردهاي گوناگون دارند.

اطلاعات هواشناسي، ‌برنامه‌ريزي شهري و شهرسازي، برنامه‌ريزي كشاورزي، ‌اطلاع‌رساني و... عموماً‌ از طريق ماهواره‌‌ها انجام مي‌شود. امروزه ماهواره و اينترنت دو بال تكنولوژي اطلاع‌رساني هستند كه بايد از هر كدام درست و به‌جا استفاده شود. امروزه شركت‌هاي هواپيمايي، حمل و نقل دريايي و حمل و نقل زميني و بسياري از شركت‌ها و مؤسسات ديگر به‌شكل‌هاي مختلف از اطلاعات دريافتي ماهواره‌‌ها كمك گرفته و در برنامه‌ريزي‌هاي خود از آن بهره مي‌گيرند. جدا از ماهواره‌‌هاي قرار گرفته در مدار زمين كه مورد توجه و استفاده عمده سازمان‌هاست بهره‌گيري از اطلاعات پخش تلويزيوني ماهواره‌اي در بخش‌هاي امور بين‌الملل سازمان‌ها امري ضروري است كه در بعضي روابط عمومي‌ها استفاده مي‌شود.

نتيجه‌گيري

در روابط عمومي مي‌گويند: «حق هميشه با مشتري است.» از اين پس بايد با جديت تأكيد كرد «پيام‌رساني وظيفه روابط عمومي است.»

اما شايد عمده‌ترين سؤالات ما در عصر اينترنت اين باشد كه چگونه مي‌توانيم در جهت اهداف روابط عمومي از سرويس‌هاي الكترونيك استفاده كنيم و مهم‌تر اينكه چگونه مي‌توانيم توسط اين سرويس‌ها ارتباط مشتري و يا مخاطب را با روابط عمومي برقرار سازيم.

اما نكاتي را كه نبايد فراموش كنيم:

1-نوع جديدي از مخاطبان با رسانه‌‌هاي الكترونيك درحال شكل‌گيري است.

2- روابط عمومي به‌گونه‌اي فزاينده درحال تغيير و گسترش است.

3- روابط عمومي‌ها از ارتباط مستقيم  به ارتباط از طريق تكنولوژي ارتباطات روي مي‌آورند.

تكنيك‌هاي جديد، مناسبات ارتباطي بين روابط عمومي و مخاطبان آن را تغيير خواهد داد و مسائل، جديد و به‌روز خواهد شد،‌ اما پيام‌رساني يك مسئوليت مداوم براي روابط عمومي‌ها باقي خواهد ماند.

با ورود با دنياي جديد كه در آن اينترنت حرف اصلي را مي‌زند روابط عمومي مسئوليت‌هايي تازه مي‌يابد كه عمده‌ترين آنها به‌شرح زير است:

1-اطلاع‌يابي كه در اين مرحله، تهيه اطلاعات و توليد اطلاعات انجام مي‌گيرد.

2-اطلاع‌شناسي كه مرحله تدوين و تنظيم اطلاعات است.

3-اطلاع‌رساني كه مرحله توزيع و تبيين اطلاعات است.

از طرفي مي‌دانيم با كامپيوتري شدن كارها كاركنان مؤسسات كاهش مي‌يابد و نقش مشاوره‌اي روابط عمومي توسعه مي‌يابد. در آينده تعداد مؤسسات روابط عمومي افزايش مي‌يابد. روابط عمومي‌ها تخصصي‌تر مي‌شوند و به كارهاي تخصصي روي مي‌آورند. ابعاد و محدوده اختيارات روابط عمومي‌ها افزايش مي‌يابد. متخصصان روابط عمومي به ارتباطات راه دور روي مي‌آورند. هزينه‌‌ها و كارهاي علمي و خدماتي در روابط عمومي كاهش يافته و نقش مشاوره‌اي و اطلاع‌رساني روابط عمومي افزايش مي‌يابد.

 

 

سه‌شنبه 19 تير 1386 - 10:39


*نام:
*ايميل:
نظر شما:
* اختياری

 

از اين نويسنده يا گزارشگر